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Wie Sie Arbeitsplatzmodelle und flexibles Arbeiten erfolgreich umsetzen
Desk Sharing ist schon lange kein modischer Begriff mehr. Stattdessen ist das Shared Desk Konzept zum festen Bestandteil moderner Büroorganisation geworden. Dabei handelt es sich um eine Gestaltung der Büroräume, bei der sich Mitarbeiter die vorhandenen Arbeitsplätze im Büro teilen, statt ihren angestammten Platz zu beanspruchen.
Richtig ausgeführt macht der Shared Desk-Arbeitsplatz flexibles Arbeiten zum Erfolgsfaktor für Unternehmen. Allerdings sollte sich das Büromanagement vor der Einführung ausführlich über Vorteile und mögliche Herausforderungen informieren und das Vorhaben fachgerecht planen. Nur dann führt das Shared Desk-Konzept erfolgreich zum “Büro der Zukunft”.
Grundlagen und Nutzen: Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing bedeutet, dass Angestellte keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Stattdessen nutzen sie je nach Bedarf freie Schreibtische – sie teilen sich die Arbeitsplätze im Büro. Die Umsetzung des Modells kann sowohl im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle stattfinden oder eine Lösung im klassischen Büro oder Homeoffice sein.
Ein Desk Sharing-Arbeitsplatz ist dabei flexibel nutzbar und bietet die Möglichkeit, die Büroflächen optimal an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Unternehmen setzen das Shared Desk-Konzept deshalb häufig als Teil einer umfassenden Strategie für flexibles Arbeiten ein.
Ziel ist es unter anderem, Teamwork zu fördern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Durch Desk Sharing können Unternehmen außerdem Kosten reduzieren. Dank flexibler Arbeitsplätze, die mit moderner Technik ausgestattet sind, wird der Büroraum so optimal an wechselnde Anforderungen angepasst. Damit fördert dieses Modell Workplace Sharing und macht flexibles Arbeiten im Büroalltag möglich.
Flexible Arbeitsplätze im Büro: Hoteling, Desk Booking und Activity-Based Working
Hoteling und Desk Booking sind spezielle Formen von Desk Sharing. Besonders nützlich sind sie für Außendienstler oder Kollegen von anderen Unternehmensstandorten, die nur für einen kurzen Zeitraum auf der gleichen Bürofläche arbeiten. Dadurch haben sie keinen festen Arbeitsplatz und können sich flexibel einen Shared Desk-Arbeitsplatz im Büro reservieren.
Beim Activity-Based Working (ABW) wählen Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze im Büro je nach aktueller Aufgabe: Vom ruhigen Einzelarbeitsplatz bis zum gut ausgestatteten Konferenzraum eignet sich das Desk Sharing-Konzept, um die Umgebung sowie die Bedürfnisse der Angestellten aneinander anzupassen.
Eine Variante ist beispielsweise das zonenbasierte Desk Sharing. Hier ist das Büro in verschiedene Bereiche aufgeteilt, die ganz unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehören konzentriertes Arbeiten, kreative Meetings oder teamorientierte Projektarbeit. Auf diese Weise findet jedes Teammitglied die passende Umgebung für seine Tätigkeit.
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So nicht: Abgrenzung von Shared Desk-Konzept zu anderen Modellen der Büroorganisation
Desk Sharing kann unterschiedlich umgesetzt werden. Allerdings gibt es ähnliche Arbeitsmodelle, die auf den ersten Blick die gleichen Anforderungen erfüllen. Dennoch richten sie sich nach ganz anderen Prinzipien.
Hot Desking beispielsweise bezeichnet die freie Wahl eines Arbeitsplatzes im gesamten Gebäude. Desk Sharing bezieht sich währenddessen auf einen bestimmten Bereich oder Abteilung im Büro.
Auch das sogenannte Shared Büro, auch Shared Office genannt, klingt ähnlich, meint aber etwas anderes: Unter dem Begriff versteht man eine Bürogemeinschaft oder auch einen Coworking-Space. Dabei teilen sich Freiberufler oder kleinere Bürogemeinschaften aus Kostengründen dieselbe Fläche. Sie arbeiten allerdings nicht zwangsläufig für denselben Arbeitgeber.
Room Sharing im Büro ist eine weitere Möglichkeit, Office Space zu teilen. Bei diesem Modell nutzen die Angestellten aber nicht zwangsläufig ausgewiesene Wechselarbeitsplätze, weshalb sich das Modell dadurch vom Shared Desk-Konzept abgrenzt.
Oft arbeiten Firmen und Freiberufler in fest definierten Bereichen der gemeinsamen Bürofläche, was auch Workplace Sharing genannt werden kann. Dabei findet in der Regel das Desk Sharing Konzept als Arbeitsplatzmodell nicht statt.
Flexibles Arbeiten 4.0: Vorteile und Nachteile des Desk Sharing
Dass Mitarbeiter flexibel zusammenarbeiten und das Unternehmen dabei Kosten spart, sind nur zwei der Vorteile des Desk Sharing-Konzept. Gleichzeitig gibt es aber auch einige Herausforderungen, die es zu beachten gilt.
Desk Sharing: Alle Vorteile auf einen Blick
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Diese Herausforderungen gilt es beim Desk Sharing-Konzept zu beachten:
Do’s & Don’ts aus der Praxis: So wird flexibles Arbeiten zum Erfolg
Damit Desk Sharing nicht zum Stolperstein wird, braucht es ein solides Konzept und professionelle Büroplanung. Bei der Umsetzung ist es wichtig, klare Regeln zu beachten und Experten für flexibles Arbeiten hinzuzuziehen.
Do's:
Don'ts:
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Praktische Umsetzung des Desk Sharing-Konzept: Clean Desk Policy & smarte Tools
Eine „Clean Desk Policy” hilft, Desk Sharing erfolgreich umzusetzen. Sie verpflichtet Mitarbeiter, Arbeitsplätze sauber und aufgeräumt zu hinterlassen. Außerdem ist es wichtig, dass es klare Verhaltensrichtlinien während Meetings und Pausen gibt.
So kann zum Beispiel angeordnet werden, dass Shared Desk-Arbeitsplätze während Meetings oder in der Mittagspause zu räumen sind. (Allerdings müssen Unternehmen ihren Angestellten dafür alternative Aufenthaltsbereiche schaffen.)
Smarte Softwarelösungen ermöglichen Buchungen in Echtzeit, schaffen Transparenz und verhindern Unordnung. Die Verantwortlichen sollten einen vorab festgelegten Zeitpunkt wählen, bis wann Buchungen vorgenommen werden müssen. So können alle Mitarbeiter ihren Arbeitstag stressfrei planen.
Moderne Tools für Workplace Sharing bieten zudem Schnittstellen zu Kalendern und mobilen Apps, sodass Mitarbeiter ihren Shared Desk-Arbeitsplatz noch einfacher reservieren können.
Tipp aus der Praxis: Digitale Desk Sharing-Tools zeigen auf einen Blick freie Arbeitsplätze an. So helfen sie, Stoßzeiten zu vermeiden. Das ist vor allem für flexible Teams ein Plus.
Fazit: Durch effektive Büroplanung fördert Desk Sharing Mitarbeiterzufriedenheit und flexibles Arbeiten
Desk Sharing ist mehr als ein modernes Arbeitskonzept. Es unterstützt die Büroorganisation und wird zur Sparmaßnahme. Eine fachgerechte Planung, offene Kommunikation und der Einsatz smarter Tools ebnen den Weg zum Büro der Zukunft.
Für erfolgreiches Desk Sharing ist gute Planung, Vertrauen und eigenverantwortliches Arbeiten unerlässlich. Unternehmen, die Transparenz schaffen, die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und für reibungslose Abläufe sorgen, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich. Regelmäßige Feedbackrunden helfen, das Modell weiter zu optimieren.
Unternehmen, die das Desk Sharing-Konzept konsequent verfolgen, schaffen flexible Arbeitsplätze im Büro, fördern Workplace Sharing und ermöglichen flexibles Arbeiten für alle Mitarbeiter. Damit wird aus einem Shared Desk Arbeitsplatz mehr als nur ein Schreibtisch. Er wird zur Grundlage für Arbeiten 4.0.
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