KI und Kollaboration als Arbeitsform der Zukunft? Wie geht das?

(Lesezeit: 8 min)

KI als Prozessbeschleuniger

Wiederkehrende Routineaufgaben übernimmt künftig der Rechner, übrig bleibt die anspruchsvolle Denkarbeit, das Abstrakte. Es geht um Teile der Aufgabenstellung, wo automatisierte Teilprozesse den Menschen unterstützen können (Dr. Michael Chui, Mc Kinsey Global Institute, San Franzisco).

KI wird viele Aufgaben übernehmen können: Kommunikationsmuster auslesen und Teile der Kundenansprache übernehmen, User Stories zielgruppenspezifisch gestalten, Zahlen, Daten, Fakten sammeln, ordnen, auswerten, um Voraussagen zu treffen und Prozesse zu steuern und zu überwachen.

Dabei liefern KI-Systeme einen ersten Entwurf, oder besser gesagt: zahlreiche erste Entwürfe, die Grundlage für weitere zielführende Kommunikation und Prozessabläufe.

Welche Rolle spielt die räumliche Gestaltung der Arbeitswelten?

Einen daraus entstehenden Mehrwert zu generieren erfordert „unternehmerisch denkende Menschen“ die sich Aufgabenbezogen „bewegen“ müssen. Somit wird das Büro ein Ort von frei verfügbaren und wählbaren Arbeitsmöglichkeiten.

Weiterhin ist zu bedenken: KI bewirkt eine zunehmende Dynamisierung von kurzfristiger inhaltsbezogener und transdisziplinärer Zusammenarbeit (Transdisziplinarität als Prinzip integrativer Forschung ist ein methodisches Vorgehen, das wissenschaftliches Wissen und praktisches Wissen verbindet). 

Diese Zusammenarbeit erfordert Räume und Infrastruktur von Prozessseite her zu Denken. Sprich – zukünftige notwendige Arbeitsschritte und daraus resultierenden Arbeitssituationen bedürfen einer dazu erforderlichen Technik wie auch der notwendigen Raum Umfeldfaktoren (Akustik, Beleuchtung, Klima, Farben u.v.m.).

Welche Relevanz hat KI im Innovationsprozess?

Insofern ist der Integrationsprozess vom Ziel ausgehend zu denken und zu planen.
Übrigens eine rein menschliche Eigenschaft - KI denkt nicht vom Ende her!

Es brauch implizites Erfahrungswissen aller Beteiligten (siehe auch BAKB 6-Stufenplan und Mitarbeiterfragebogen). Dieses umfasst insbesondere:

Generative KI kann zwar in der Ideenfindungsphase (Ideation) gute Anstöße liefern, doch das ist nur ein kleiner Teil des Innovationsprozesses.  Kundenbedürfnisse zu verstehen und Einzelideen zu einem Konzept oder zu einer Strategie zusammenzuführen, bleibt weiterhin menschliche Domänen, die es zu fördern gilt. (Kreative und anspruchsvoll gestaltete Räume)

Der effiziente Einsatz von KI (Stichwort: Kundenzentrierung) erfordert daher ein offenes Mindset und flexible Raumstrukturen die Lösungen bieten!

Nicht außer Acht zu lassen: Der zunehmende Einsatz generativer KI wird ein hohes Maß an Veränderungsbereitschaft voraussetzen und einen ständigen „Change“ im Kopf von „allen Beteiligten“ erfordern. Damit haben starre „Strukturen und Systeme ausgedient und offene Raumstrukturen (Open Space als Mischform) gewinnen an Bedeutung.

Die wichtigsten Fragestellungen für den Einsatz von KI sollten gemeinsam mit dem Kunden entwickelt und besprochen werden:

• Wie und wo können wir KI basierte Technologien einsetzen?
• Welche Prozesse können sowohl intern wie auch kundenseitig gestaltet (optimiert) werden?
• Welche Veränderung geschieht und wie kann diese Veränderung transparent kommuniziert werden?

Doch was geschieht wenn KI die Dynamisierung der Prozesse und somit den Druck auf Menschen und System erhöht?

Noch mehr Kundenzentrierter, noch schneller, noch individueller, markfähig bleiben, bei zunehmender Komplexität? 

Die Biologie als Zukunftsfaktor – landläufig als „Ergonomie“ bekannt, verlangt Arbeitsaufgaben, Arbeitsmittel, Zeit und Ort an die menschliche Leistungsfähigkeit unter den zu schaffenden Voraussetzungen anzupassen: Nicht umgekehrt!

Die Zunahme psychischer Belastungen ist seit Jahren in der Diskussion und belastet nicht nur die Gesundheitskosten, allgemein sondern auch die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft am AP. 

Quo Vadis: Schnelligkeit vs. Psychischer Belastung!

Aufgeräumt Denken erfordert den Menschen (zumindest erst einmal) weiter hin als das Maß aller Dinge zu akzeptieren und somit mit den Menschen Leistungsgerecht zu handeln. 

Es brauch ein weitreichendes Verständnis in einer transparenten und offenen Unternehmenskultur, in der Kommunikation, Reflexion und Lernfähigkeit gefördert werden.

Auch wenn einige Zahlen und Berichte inzwischen Ängste und Befürchtungen schüren: Dass ca. 10 % der Aufgaben für 80 % der Beschäftigen per KI übernommen werden, 50 % der Aufgaben sogar für 19 % der Beschäftigten (Quelle: Bundeszentrale für Politische Bildung, Studie USA 2023) gilt es die derzeitigen Grenzen der KI gem. Neurowissenschaftler Henning Beck:

Wir stellen fest: Kundenbedürfnisse zu verstehen und Einzelideen zu einem Konzept oder zu einer Strategie zusammenzuführen. Diese Fähigkeiten bleiben menschliche Domänen, die es zu fördern gilt. Dazu gehört ein auf das Marktumfeld wie auch deren Einflussfaktoren (Megatrends) abgestimmtes Unternehmenskonzept (WS auf Entscheider Ebene), eine integrative Mitarbeiterbeteiligung (individueller Mitarbeiterfragebogen), ein zu entwickelndes Flächen und Büroraumkonzept wie auch eine begleitende fachkompetente Beratung durch einen der BAKB FH Partner.

Wenn Sie mehr über KI im Büro und moderne Arbeitswelten erfahren möchten, vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten, in dem wir über die Möglichkeiten in Ihren Räumen sprechen können.

Begriffsklärungen:

Generative KI: Erzeugen von Texten, Inhalten, Bildern – neues „erzeugen – generieren“

Prompten KI: Ein KI-Prompt (Prompt = Aufforderung) ist eine Reihe von Anweisungen oder eine Anfrage, die an ein System der künstlichen Intelligenz (KI) gestellt wird. Ein Prompt gibt die Aufgabe an, die die KI ausführen soll, und kann relevante Hintergrundinformationen, Beispiele und andere Details enthalten, die der KI helfen, die Aufgabe zu verstehen und effektiv zu erledigen.

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