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Modernes Büro – Schritt für Schritt zum modernen Bürokonzept

Autor: Stefan Breitinger

Stefan Breitinger ist Vorstand der Breitinger AG und richtet bereits seit mehr als 30 Jahre Büros ein. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.

Modernes Büro

Autor: Stefan Breitinger

Stefan Breitinger ist Vorstand der Breitinger AG und richtet bereits seit mehr als 30 Jahre Büros ein. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.


(Lesezeit: 7 min)

Modernes Büro – warum ist das wichtig?

Arbeiten Sie noch im klassischen Einzelbüro? Vorsicht, das könnte es so bald nicht mehr geben. Sein Tagwerk im stillen Kämmerlein zu erledigen ist out. Neue Bürokonzepte sind gefragt, denn das moderne Büro soll neben einer ansprechenden Büroeinrichtung vielmehr den Charakter eines sozialen Treffpunkts oder einer Begegnungsstätte für Mitarbeiter haben. Hier werden Ideen ausgetauscht und Netzwerke gepflegt. Die Konsequenz sind innovative Bürokonzepte, die sich dieser neuen Art zu Arbeiten anpassen und optimale Bedingungen für informellen Austausch, kreative Zusammenarbeit aber auch Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten anbieten.

Ein modernes Büro wird zum Dreh- und Angelpunkt der zukünftigen Arbeitswelt. Privat- und Berufsleben greifen immer mehr ineinander. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Menschen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und flexibel auch auf private Gegebenheiten reagieren können. Büroumgebung und Unternehmenskultur bedingen sich gegenseitig und schaffen eine gelungene Atmosphäre mit perfekten Ergebnissen für alle Beteiligten.

In diesem Artikel geben wir Antworten auf die Frage, was ein modernes Bürokonzept auszeichnet, wie die passende Büroeinrichtung dazu aussehen kann und wie Sie damit bei den begehrten Fachkräften von morgen punkten.

Eine moderne Büroeinrichtung für moderne Arbeitswelten

Die moderne Arbeitswelt ist flexibel wie nie. Wir können heute von beinahe überall auf der Welt arbeiten und auch Teamwork bedeutet nicht mehr zwangsläufig, dass alle Teammitglieder am gleichen Standort sein müssen. Die Digitalisierung macht es möglich. Agiles Arbeiten, Think Tanks, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind heute die Herausforderungen im Unternehmen.

Moderne Bürokonzepte bieten hier einen Teil der Lösung. Sie passen sich dem Wandel der Arbeitswelt an. Unternehmen setzen immer mehr auf flexible Büros. Open Space heißt das Zauberwort und steht für intelligente Büroeinrichtung, die ganz nach Bedarf an die unterschiedlichen Arbeitssituationen angepasst werden können.

Folgende Punkte zeichnen die Bürokonzepte der Zukunft aus:

  • Optimale Anpassungsfähigkeit an die unterschiedlichen Aufgaben
  • Hoher Einfluss auf Effektivität und Effizienz
  • Die Arbeitsabläufe können sinnvoll gegliedert werden
  • Es entsteht eine positive, angenehme Arbeitsatmosphäre
  • Die Wettbewerbsfähigkeit steigt
  • Geringerer Krankenstand und damit einhergehende Fehlzeiten

Wer bei der Planung von Büroflächen von Anfang an mitdenkt, steigert die Effizienz seiner Mitarbeiter. Die haben nämlich viel mehr Freude im modernen, offenen Büro zu arbeiten. Gleichzeitig punktet eine Arbeitsstätte, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet ist, in der Außenwirkung. Moderne Bürokonzepte sind ein Zeichen für moderne Unternehmen, die ganz nebenbei eine Sogwirkung auf junge Mitarbeiter und Nachwuchskräfte ausüben.

Welche verschiedenen Bürokonzepte gibt es?

In unserer veränderten Arbeitswelt haben Standardkonzepte ausgedient. Die klassische „nine to five“-Arbeitssituation ist längst überholt. In den meisten Unternehmen sind dennoch häufig die üblichen Klassiker Standard. Wir zeigen Ihnen die gängigen Konzepte und welche Vor- oder Nachteile sie haben und vor allem, wie sie sich in eine neue Gestaltung integrieren lassen.

#1

Das Zellenbüro

In Deutschland ist das Zellenbüro noch immer die am meisten verbreitete Büroform. Das traditionelle Bürokonzept ist vor allem in Ämtern und Behörden immer noch state of the art. Hier gelangt man von einem schmalen Flur in der Mitte nach rechts und links in geschlossene Einzelbüros für einen oder zwei Mitarbeiter.

Was spricht für das Konzept:

  • Ungestörtes, konzentriertes Arbeiten
  • Individuelle Gestaltung des Arbeitsplatzes
  • Raumtemperatur und Luftzufuhr kann individuell geregelt
  • Einheitliches Bürodesign

Welche Probleme können auftreten:

  • Hoher Platzbedarf durch mehr Verkehrsflächen
  • Austausch mit Kollegen muss organisiert und geplant werden
  • Kaum teamübergreifendes Arbeiten
  • Wenig flexibel bei veränderten Gegebenheiten (neue Mitarbeiter, etc.)
  • Meist lange dunkle Flure

Unser Tipp für Ihre Planung:
Zellenbüros sind perfekt für konzentriertes Arbeiten. Alternativ können aber auch mehrere Einzelbüros auch zu einem größeren Gruppenbüro umgebaut werden.

Zellenbüro

#2

Das Großraumbüro

Das Großraumbüro als offene Bürolösung war lange Zeit ein echter Trend. Hier stehen viele Schreibtische und Büromöbel auf kleiner Fläche. Grünpflanzen schaffen oft die einzige Abgrenzung und machen ein wenig „Privatsphäre“ möglich. Keine Frage, dass es hier eher laut und unruhig zugeht. Sowohl die Telefongespräche vom Nachbartisch als auch das Kommen und Gehen von Kollegen wird registriert. Das lenkt ab und macht konzentriertes Arbeiten schwer.

Was spricht für das Konzept:

  • Effektive Teamarbeit durch unkomplizierten Wissensaustausch
  • Effiziente Arbeitsabläufe und flexible Strukturen
  • Kurzfristig neue Anordnung der Arbeitsplätze möglich

Welche Probleme können auftreten:

  • Konzentriertes Arbeiten ist kaum möglich
  • Ständige Geräuschkulisse und Ablenkungen
  • Fensterplätze sind begrenzt
  • Viel künstliche Beleuchtung
  • Erhöhte Nutzungskosten durch die Raumgröße
  • In der Regel ist eine Klimaanlage nötig
  • Individuelle Bedürfnisse von Mitarbeitern (Beleuchtung, Raumtemperatur, etc.) kann nicht berücksichtigt werden.

Unser Tipp für Ihre Planung:
Die Büroplanung im Großraumbüro kann eine Herausforderung werden. Viele Nachteile im Großraumbüro lassen sich aber gut durch die richtigen Büromöbel, Akustikmöbel und schallschluckende Bilder und Böden ausräumen. Die Akzeptanz für Großraumbüros ist dennoch eher gering. Beziehen Sie möglichst alle beteiligten Mitarbeiter bei der Planung mit ein.

Großraumbüro

#3

Das Gruppenbüro

Das Gruppenbüro ist die Alternative zum Großraumbüro. Die Fläche ist insgesamt aber kleiner und in einzelne Arbeitsbereiche unterteilt. Stellwände schaffen eine flexible Aufteilung der Büroarbeitsplätze. Durch intelligente Raumkonzepte ist eine gute Kommunikation mit den Teamkollegen möglich. Gleichzeitig gibt es weniger Ablenkung durch Geräusche oder vorbeilaufende Kollegen, so dass die Konzentration in dieser Arbeitsumgebung besser möglich ist.

Was spricht für das Konzept:

  • Abteilungen oder kleine Teams können intensiv zusammenarbeiten
  • Die Organisation der Arbeit lässt sich flexibel anpassen
  • Lässt sich sehr schnell durch bewegende Elemente umgestalten

Welche Probleme können auftreten:

  • Die Raumakustik lässt sich nur bedingt verbessern  
  • Öfter Störungen durch Geräusche von Kollegen 
  • Licht und Klima lässt sich nicht individuell für den Mitarbeiter anpassen

Unser Tipp für Ihre Planung:
Auch beim Gruppenbüro sollten Sie um eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen, Konzepte für eine bessere Akustik einplanen. Mit den passenden Raumteilern und Akustikmobiliar sind Sie gut beraten. So können außerdem unterschiedliche Arbeitsbereiche für perfektes Coworking geschaffen werden. Auch eine Lüftungsanlage ist in der Regel nötig, da allein durch Öffnen der Fenster nicht das richtige Raumklima erreicht werden kann. Meistens reicht eine Teilklimatisierung aus.

Gruppenbüro

#4

Das Kombibüro

Das Kombibüro schafft eine Bürolandschaft mit guter Verbindung der Vorteile von Großraumbüros und Zellenbüros. Die Idee für dieses offene Bürokonzept ist bereits in den 80er Jahren in Skandinavien entstanden und integriert Einzelzimmer als gläserne Büros in eine groß angelegte, multifunktionale Kommunikationszone mit Büroausstattung und Gemeinschaftseinrichtungen wie Teeküche, Besprechungsräume, etc.

Was spricht für das Konzept

  • Konzentriertes Arbeiten und Teamarbeit können gut kombiniert werden
  • Privatsphäre für die Mitarbeiter bleibt bestehen
  • Treffen und Austausch zwischen den Kollegen ist jederzeit einfach möglich
  • Beleuchtung und Klima kann individuell geregelt werden
  • Gute Ausleuchtung durch Glaswände
  • Vorhandene Flächen werden gut genutzt

Welche Probleme können auftreten:

  • Hoher Flächenbedarf
  • Immer wieder Leerflächen, da Mitarbeiter die Wahl zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen haben
  • Visuelle Ablenkung z.B. bei hoher Aktivität in der Gemeinschaftszone
  • Kommunikationszone „verkommt“ zum Flur, wenn sie einerseits nicht attraktiv geplant ist. Andererseits Mitarbeiter es gewohnt sind in Einzelbüros zu arbeiten und nicht gut mit der neuen Situation vertraut gemacht werden
  • Glaswände können das Gefühl vermitteln unter Beobachtung zu stehen

Unser Tipp für Ihre Planung:
Binden Sie auch hier die Mitarbeiter mit in die Planung der Büroräume ein. Sicher kommen dabei richtig gute Ideen auf den Tisch, die die Zusammenarbeit und die Arbeitsproduktivität steigern.

Kombibüro

Bürokonzepte der Zukunft: Neue Ideen zur Arbeitsplatzgestaltung

Büro

Das reversible Büro

Bürokonzepte müssen sich neuen Anforderungen stellen und Unternehmer gestalten immer häufiger sogenannte reversible Büros. Je nach geforderter Situation kann mit flexiblen Büromöbeln schnell und einfach umgebaut und an neue Arbeitsformen angepasst werden. Der Trick bei der Bürogestaltung sind beispielsweise Raumteiler oder verschiebbare Trennwände, die je nachdem wie viele Mitarbeiter gerade Platz brauchen, die Büros neu ausrichten.

Dieses Bürokonzept ist ideal für agile Teams, deren Teilnehmerzahl sich immer wieder verändert. Die Einrichtung soll leicht zu bewegen sein und die Möglichkeit bieten mit zu wachsen aber auch wieder zu schrumpfen.

Was spricht für das Konzept:

  • Teams können einfach und flexibel räumlich zusammengeführt werden
  • Effektive Teamarbeit durch unkomplizierten Wissensaustausch
  • Effiziente Arbeitsabläufe und flexible Strukturen
  • Kurzfristig neue Anordnung der Arbeitsplätze möglich

Welche Probleme können auftreten:

  • Höhere Kosten durch flexible Inneneinrichtung

Unser Tipp für Ihre Planung:
Neben einer mobilen und leichten Büroeinrichtung sollten Sie bei der Planung auch auf eine flexible Elektroausstattung und Beleuchtung achten.

Open Space

Desksharing

Beim Desksharing werden die Räumlichkeiten im Unternehmen flexibel und optimal genutzt. Ähnlich wie im Coworking Space gibt es keine eigenen Schreibtische oder festen Arbeitsplätze mehr. Die Beschäftigten, die morgens ins Büro kommen, suchen sich einen jeweils freien Platz. Das ist vor allem dann richtig innovativ, wenn sich sowohl Mitarbeiter als auch das Management daran beteiligen. Jeder hat jeden Tag einen neuen Schreibtisch. Das Konzept gilt als eines der innovativsten im Zeitalter des New Work.

Was spricht für das Konzept:

  • Effiziente Gestaltung der Raumverteilung
  • Platzsparend, da nicht für jeden Mitarbeiter ein eigener Arbeitsplatz vorgehalten sein muss
  • Mehr Raum für gemeinschaftliche Aktivitäten
  • Einfaches und spontanes Gruppieren von Teams
  • Kommunikation geht schnell und flexibel

Welche Probleme können auftreten:

  • Kein persönlicher Arbeitsplatz
  • Mitarbeiter müssen sich flexibel auf eine neue Umgebung einstellen
  • Die „besten“ Plätze sind schnell besetzt. Wer also zu spät kommt wird nicht mehr den Lieblingsplatz erheischen
  • Immer wieder einen neuen Arbeitsplatz suchen kann zu Unruhe führen
  • Man weiß nicht immer, wo man Mitarbeiter und Kollegen findet

Unser Tipp für Ihre Planung:
Gut geplante Flächen schaffen mit dem Desksharing-Modell Platz für bis zu 20 % mehr Mitarbeiter als bei einer konventionellen Planung. Achten Sie aber darauf, eine sinnvolle Sharing-Rate zu planen und denken Sie auch an eventuell Ausweichmöglichkeiten.

Installieren Sie unbedingt Raumbuchungssysteme, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, langfristig seine Raumsituation zu planen. So können Ihre Mitarbeiter ihren  Arbeitstag schon im Voraus planen und gestalten können.

Desksharing ist darüber hinaus hervorragend geeignet, alle Mitarbeiter mit dem Thema Sauberkeit am Arbeitsplatz vertraut zu machen. Erarbeiten Sie gemeinsam eine Clean Desk Policy an. Darin könnte beispielsweise vereinbart sein, dass jeder zum Feierabend seinen genutzten Platz ordentlich aufräumt. Stellen Sie verschließbaren Stauraum zur Verfügung, in dem jeder seine Arbeitsmaterialien und persönlichen Unterlagen unterbringen kann.

Besprechung

Non-territoriale Arbeitsplätze

Ihre Mitarbeiter kommen gerne ins Büro aber arbeiten auch oft von unterwegs, aus dem Homeoffice oder gleich vom Strand aus. Dank mobiler Techniken und einem stabilen Internet ist das alles machbar. Ein fester Arbeitsplatz im Unternehmen ist damit nicht mehr notwendig. In der Regel kommt der Arbeitnehmer zum gemeinsamen Meeting oder zu Besprechungen ins Office und wenn er dann doch im Büro arbeiten möchte, findet sich sicher ein freier Schreibtisch.

Was spricht für das Konzept:

  • Viel Freiraum und Flexibilität für den Arbeitnehmer
  • kein zeitintensiver Weg ins Büro

Probleme können auftreten:

  • Die Grenze zwischen Freizeit und Arbeit verschwimmt immer mehr
  • Setzt viel Vertrauen voraus
  • Selbstdisziplin notwendig

Fazit: Ein modernes Büro besteht aus verschiedenen Büroformen

Moderne Büros und Bürokonzepte müssen scheinbare Widersprüchlichkeiten in der Arbeit miteinander verbinden. Ein hohes Maß an Kommunikation ist ebenso gefordert wie die Möglichkeiten zum Rückzug und zur Konzentration.

Ein modernes, gut durchdachtes Konzept schafft eine optimale Verbindung der für das Unternehmen nützlichen Büroformen. Sie schaffen darüber hinaus für Ihre Mitarbeiter die Option, je nach Arbeitsaufgabe selbstbestimmt die passende Büroform zu nutzen um effektiv arbeiten zu können.

"Beziehen Sie unbedingt auch Ihre Beschäftigten in den Planungprozess mit ein!"

Durch das Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie eine gute Entscheidungsgrundlage, welche Raumsituationen oder Büroformen für Ihr Unternehmen tatsächlich sinnvoll sind.

Um den neuen Anforderungen innerhalb der eigenen Unternehmensstruktur gerecht zu werden, müssen moderne Bürokonzepte strategisch gedacht werden. Von der Projektplanung über die Einrichtungsberatung bis zur Objekteinrichtung sind Spezialisten gefragt, die Ihnen mit Sachverstand zur Seite stehen.

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