Interview Steelcase und BAKB: Wie sieht Büroarbeit in Zukunft aus?

(Lesezeit: 9 min)

Home Office als Dauerlösung?

Die Vorstellung vom „Homeoffice“ ist für viele Mitarbeiter zunächst interessant und wird begrüßt. Wie sehen Mitarbeiter das „Homeoffice“ denn heute, wo sie, durch Corona bedingt, tatsächlich öfter von zuhause arbeiten müssen?

Fabian Mottl: Die Ergebnisse unserer eigenen Forschung sowie anderer Studien zeigen, dass sich dieses Bild deutlich gewandelt hat. Die große Mehrheit – 88 bis 90 Prozent, je nachdem, welche Studie man zitiert – möchte wieder im Büro arbeiten. Dies hat verschiedene Gründe.   

Starre Büroflächen verhindern schnelle Veränderungen in der Bürosituation

Die Steelcase-Studie sagt nun also, dass viele Mitarbeiter wieder ins Büro wollen. Diese sind allerdings in der Praxis oft gar nicht auf schnelle Veränderungen durch z.B. Krisen eingestellt, oder?

Erich Peter Hoepfner: Die Unternehmen laufen der Flexibilität hinterher, schnell auf eine Änderung der Umstände reagieren zu können. Dies bezieht sich nicht nur auf das Büro als Örtlichkeit der Arbeit. Die Veränderung, auch in den Organisationsstrukturen, die notwendig ist, um sich flexibel für die Zukunft aufzustellen, hat bisher zu wenig Bedeutung. Wir wissen, dass wir eine alternde Gesellschaft sind und dass wir zu wenig Nachwuchs bekommen – und um diese kommende Lücke zu schließen wird zu wenig getan.

Ein zweites Thema ist darüber hinaus die Digitalisierung. Mit diesen beiden Punkten hängt zusammen, dass sich auch die Arbeitsformen verändern. Wo wir arbeiten, mit welchen Mitteln und welche Arbeitsform für das jeweilige Ergebnis notwendig ist. Dies erfordert in der Konsequenz – und da sind wir beim Büro – eine Flexibilität auf der Fläche. Und diese Fläche wird nicht von den Unternehmen angeboten, sondern es wird an alten Strukturen festgehalten. 

Home Office während der Corona Pandemie

Wie viele Menschen haben denn während Corona im Homeoffice gearbeitet?

Fabian Mottl: Sicher hängt diese Zahl auch von den jeweiligen Branchen und einzelnen Unternehmen ab, allerdings sprechen wir von rund 80%, die während der Covid-19-Krise aus dem Homeoffice gearbeitet haben.

Wie ist die Erfahrung des BAKB aus der Praxis? Stimmt es, dass 80% der Mitarbeiter aus dem Homeoffice ihre Arbeit erledigt haben?

Fabian Mottl: Es stimmt, dass durch geringere Immobilienkosten und den Wegfall anderer mit dem Arbeitsplatz verbundenen Ressourcen Geld gespart werden kann. Allerdings entstehen auch viele, teils versteckte, Kosten, die man zunächst nicht beachtet. Es kostet das Unternehmen Geld, den Mitarbeiter adäquat für die Arbeit im Homeoffice auszustatten. Neben technischen Geräten wie Smartphone, Laptop etc. sollten auch Einrichtungsgegenstände wie ergonomische Arbeitsstühle, Schreibtische oder Bildschirme dazugehören. Auch entsprechen die meisten Arbeitsplätze zu Hause nicht den hohen Standards für Arbeitssicherheit, denen Unternehmen Folge leisten müssen und die von Regierungsbehörden vorgegeben werden. Das Thema IT- und Informationssicherheit ist ebenfalls wichtig. 

Die Planung flexibler Büroflächen spart langfristig Geld

Apropos Finanzfaktor: Eine Zusammenarbeit mit einem professionellen Büroplaner schon zu Beginn von Büroprojekten spart – besonders in Zeiten wie diesen momentan – viele Folgekosten. Warum?

Erich Peter Hoepfner: Es ist essenziell, von Beginn an mit einem professionellen Büroplaner zu arbeiten. Denn was verändern wir? Eine Organisationsstruktur auf einer Fläche. Hier müssen verschiedene Arbeitssituationen abgebildet werden. Es müssen Arbeitsbereiche geschaffen werden, die zum einen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, zum anderen die biologischen (körperlich, psychisch)‚ Einflussfaktoren und deren Wirkung auf Menschen berücksichtigen. Natürlich benötige ich darüber hinaus technische Reglements und habe regionale Bedingungen zu beachten. Es ist auch finanziell – fatal, wenn ich die Entwicklung zukünftiger Arbeits- und damit Organisations- und Büroformen nicht berücksichtige. Ein Baukörper sollte diese Möglichkeiten bieten, was einen engen Schulterschluss zur Architektur erfordert. 

Produktivere Mitarbeiter im Home Office?

Unternehmen sind mitunter noch der Auffassung, dass Mitarbeiter im Homeoffice produktiver seien als im Büro. Stimmt das?

Fabian Mottl: Dies hängt ganz von der Definition von Produktivität ab. Einige Arbeitsaufträge lassen sich sehr gut von zu Hause aus erledigen. Aber die echte Produktivität von Wissensarbeitern, die zu Kreativität, Innovation und Transformation führt, ist bekanntermaßen sehr schwer kurzfristig messbar - insbesondere während einer Pandemie - und lässt sich virtuell nur schwer erzielen.

In einer komplett virtuellen Umgebung ist es schwierig, den normalen Gesprächsfluss aufrechtzuerhalten und die Körpersprache der anderen zu deuten, während man beispielsweise präsentiert. Dies sind aber zwei für die Innovation unverzichtbare Faktoren. 

Die Produktivität der Mitarbeiter lässt sich aber auch im Büro optimieren, wenn die Fläche sinnvoll und richtig genutzt wird. Wo sehen Sie hier große Defizite in Unternehmen?

Erich Peter Hoepfner: Wir denken noch zu sehr in alten Organisations- und Raumstrukturen und sind nicht bereit, diese aufzugeben. Dies hängt auch stark mit der Psychologie der Menschen zusammen. Wir lieben das „Vertraute/Bekannte“. Unser Leben besteht aus dem mühsamen Aufbauen, Schaffen und Halten von Strukturen, die sich über viele Jahre bewährt haben. Wir sehnen uns nach einer klaren Ordnung, einer klaren Struktur und eben die ist in vielen Büros obsolet. Sie passt nicht mehr. Jetzt soll, nein muss die Struktur und die damit verbundene Organisation aufgebrochen und verändert werden. Aber wie?

Wir haben inzwischen gelernt, dass es keine Generallösung für ein zukunftssicheres Bürokonzept gibt. Doch es gibt Mittel und Wege sich einer Ideallösung anzunähern. Indem wir strategisch, gemeinsam mit Führung, HR, IT …überlegen, wie Arbeit zukünftig stattfinden wird. Nicht in festen Strukturen, sondern variabel, auf Markt- und Kundensituationen anpassbar. Das bedingt grundsätzliche Überlegungen zur Unternehmenskultur (Führung und Eigenverantwortung), zum Arbeitsort wie auch zu der zu verrichtenden Tätigkeit, der dafür notwendigen Infrastruktur / IT wie auch der benötigten Fläche im Unternehmen selbst. Dabei übernimmt das Büro nicht nur den Ort kultureller Verortung, sondern es bildet alle Arbeitssituationen ab, die von außen nicht abbildbar sind.

Dies erfordert eine hohe Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Jeder ist für sich selbst verantwortlich und muss schauen, wie er sich und seinen Arbeitsplatz organisiert, um die notwendige Arbeitsleistung zu erbringen. Wenn ich die alten Strukturen aufbreche ist es wichtig, dass eine neue, klare und transparente Struktur geschaffen wird. Dies beinhaltet dann zwingend die Einbindung der Mitarbeiter (siehe auch Onlineumfrage BAKB). Wir vom BAKB können diesen Prozess mit managen.

Home Office und bessere Work-Life-Balance?

Ein großer Pluspunkt, den das Homeoffice angeblich bieten soll, wäre die bessere Work-Life-Balance. Bestätigte sich diese Vermutung während der andauernden Corona-Krise aus Sicht der Mitarbeiter oder ist vielleicht sogar genau das Gegenteil der Fall?

Fabian Mottl: Die Arbeit von zu Hause bietet einige Vorteile:

Aber Studien belegen, dass das Homeoffice seine ganz eigenen Nachteile mit sich bringt.

Büro-Hybridmodelle: Büro und Home Office als Einheit

Es geht also, wie die Steelcase-Studie feststellt, nur mit einer Hybrid-Lösung. Sehen Sie einen Trend in der Praxis zu Hybridmodellen? Sprich: Flexible Bürofläche für Präsenzarbeitszeiten in Kombination mit Homeoffice Lösungen. Wie ist Ihre Einschätzung?

Erich Peter Hoepfner: Die Corona-Krise hat uns gezeigt: Homeoffice ist möglich und sinnvoll. Wichtig ist, die die rechtliche Klärung „Telearbeit vs. mobilen Arbeiten“ herbeizuführen. Wie viel Zeit soll der Mitarbeiter im Homeoffice verbringen? Dabei sind mehrere Einflussfaktoren organisatorisch wie auch sozial maßgeblich. Beispielsweise die Umstände des Mitarbeiters zuhause. Kann er die Kinder in Betreuung geben? Hat er die Räumlichkeiten, um konzentriert zu arbeiten?

Weiterhin dürfen wir in der Verantwortung als Unternehmer nicht vergessen, dass wir Mitarbeiter im Homeoffice stückweise „entsozialisieren“. Nicht nur das: Innovation und Kreativität gehen verloren, da ungezwungene und spontane Gespräche und die persönlichen Kontakte in der Küche, auf dem Flur entfallen. Daher ist es wichtig, alle Überlegungen zu Beginn in Form eines strategischen WS aufzunehmen und zu ordnen. Dann können Prioritäten vergeben und über ein strukturelles Vorgehen entschieden werden, damit die grundsätzliche Unternehmensentwicklung für die Zukunft auf einer soliden Basis steht. 

Für viele Mitarbeiter hat sich inzwischen eine Art „Homeoffice-Müdigkeit“ eingestellt. Welche Erkenntnisse sollten Unternehmen aus diesem Umstand ziehen und wo liegt die Zukunft der modernen Arbeitsplätze?

Fabian Mottl: Eine neue Herangehensweise an das Arbeitsplatzdesign ist nötig - der Arbeitsplatz muss sicher und ansprechend für die Mitarbeiter sein. Man benötigt ein ausgeweitetes Ökosystem an Räumen, das neben dem Arbeitsplatz im Unternehmen auch das Homeoffice und mögliche ‚Satellitenarbeitsplätze‘ integriert. Die Mitarbeiter können so gemäß ihren jeweiligen Bedürfnissen wählen, wo und wie sie arbeiten möchten.

Neue Arbeitsbedürfnisse für die zukünftige Büroarbeit

Wie müssen sich vielleicht sogar grundsätzliche Einstellungsmuster hinsichtlich Arbeitsplatz und Arbeitspensum in Unternehmen ändern? Muss man hier flexibler werden und deutlicher auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter schauen?

Erich Peter Hoepfner: Ja, als Unternehmer müssen wir akzeptieren, auch Risiken einzugehen. Mut ist eine Tugend, die nicht jedem gegeben ist. Wenn ich Mitarbeitern Verantwortung übertrage und sie in Prozesse mit einbeziehe, ihnen Vertrauen schenke und freie Entscheidungsmöglichkeiten gewähre, werden Mitarbeiter produktiv und Unternehmen erfolgreich sein.

Wie decken sich die Ergebnisse aus, beispielsweise, der Steelcase - Studie mit den Erfahrungen aus der Praxis? Wo stehen Unternehmen gerade?

Erich Peter Hoepfner: Unternehmen haben viel Nachholbedarf. Dies hängt auch mit dem deutschen Anspruch zusammen, alles genau und perfekt machen zu wollen - was den Mut zum Risiko und zur Veränderung hemmt. Ich vermisse etwas wie Entrepreneurship, im Sinne von: „Wir schaffen das, wir packen das an.“ In dem Moment, in welchem ein Projekt mit einem professionellen Berater angestoßen wird und wir den Mut finden, einen Schritt in Richtung Veränderung zu gehen, kann fast nichts schiefgehen. Das ist ein Lebensprinzip. Entwicklung basiert auch auf „Experimenten“. Sonst hätten wir nicht einmal das Laufen erlernt.

Als Kinder probieren wir aus und entdecken. Oftmals fallen wir, doch wir stehen wieder auf und machen weiter. Die Basis einer guten Bürogestaltung besteht aus dem Erkennen und Benennen der äußeren Trends und inneren, Notwendigkeiten und der Stärken und Schwächen eines jeden Unternehmens. Wir im BAKB erarbeiten in intensiven Workshops mit der Unternehmensleitung / Projektteam die Vorgehensweise.

COVID-19 und Büroarbeit von morgen

Umwelt und Arbeitsprozesse haben sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Nun kommt mit Corona eine neue, vielleicht fundamentale Veränderung auf Unternehmer zu. Welche Punkte sollen Unternehmer generell bei der Büroplanung in Zukunft beachten?

Erich Peter Hoepfner: Wichtig ist, ein Bürokonzept zu erarbeiten, das eine Flexibilität auf der Fläche ermöglicht. Ich muss in der Lage sein, eine Fläche schnell umbauen zu können, dies muss auch infrastrukturell möglich sein. Dies bedeutet, dass alle Gewerke abgestimmt sind. Rastermaß, Tiefe des Baukörpers, Raumabmessungen müssen passen, so dass die Bürokonzepte flexibel planbar sind. Indem wir Arbeitssituationen modular entwickeln und abbilden, können diese optimal eingeordnet werden. Damit sind Flächen individuell gestaltbar und wir genügen allen gesetzlichen Bestimmungen.

Welcher große Unterschied besteht denn zwischen „Büros von damals“ und heute?

Hoepfner: Büros müssen heute deutlich kommunikativer organisiert sein als früher. Wir benötigen und suchen den Kontakt zu Kollegen. Hierin besteht auch der Mehrwert eines Unternehmens. Die Treiber für nachhaltige Entwicklung sind Innovation und Kreativität und dies entsteht, ebenfalls durch eine Steelcase-Studie belegt, durch spontane Kommunikation. 

BAKB - Verbund führender deutscher Büroplaner

Wie kann der BAKB aktuell Unternehmen helfen, Mitarbeiter unter Hygienekonzepten ins Büro zu integrieren? Bieten Sie hier konkrete Hilfestellungen und Lösungen an?

Erich Peter Hoepfner: Ja, wir können auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben mit dem Unternehmen gemeinsam ein Konzept erarbeiten, das rechtssicher und praktikabel ist. Hierzu beziehen wir natürlich auch alle schon vorhandenen gebäudetechnischen Voraussetzungen mit ein und ergänzen diese mit notwendigen technischen, organisatorischen Maßnahmen, nach dem TOP Prinzip.

Sehen Sie durch Corona eine grundlegende Änderung und einen Wandel der Büroplanung oder lediglich eine Bestätigung dessen, was Sie schon länger empfehlen?

Erich Peter Hoepfner: Corona ist der Beschleuniger einer für mich bereits seit längerem abzeichnenden und notwendigen Entwicklung. Wir müssen uns den Herausforderungen der Zukunft stellen. Digitalisierung, KI- Entwicklungen, Demographie und Globalisierung bleiben nicht stehen. Arbeit ist Sinnbestandteil unseres Lebens und fordert in einer zunehmend komplexen Welt ein kritisches Hinterfragen. Wichtig ist die Abstimmung der Anforderungen und der Entwicklungen in Balance auf Markt / Wirtschaft / Gesellschaft und Mensch.

Welche Vorteile haben Unternehmen denn jetzt, die vor Corona schon auf moderne Bürokonzepte durch einen professionellen Büroplaner gesetzt haben?

Erich Peter Hoepfner: Diese Unternehmen profitieren von diesem Investment, 

Generationen, die in diesen Unternehmen den Nachwuchs darstellen, bekommen so ein komplett neues Verständnis von Arbeit, Freiheiten, Freizeit und Familie. Mitarbeiter werden auch in ihrer eigenen Wertevorstellung durch moderne Büro- und Arbeitskonzepte mehr abgeholt. Gerade in Betrachtung des demographischen Wandels haben solche Unternehmen deutlich bessere Chancen sich zukunftssicher aufzustellen, da sie Fachkräfte besser gewinnen und halten können.

Kann der BAKB mit seinen angeschlossenen Häusern auch dabei helfen, die Homeoffice-Arbeitsplätze der Mitarbeiter zu organisieren?

Erich Peter Hoepfner: Ja, dies ist Grundbestandteil unserer Leistungen und des Service, den wir organisieren. Wir sprechen auch mit Unternehmen darüber, wie eine Fläche zuhause aussehen muss, damit sie ergonomisch sinnvoll für den Mitarbeiter ist und keine langfristigen gesundheitlichen Schäden nach sich zieht. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, beginnend von der technischen Ausstattung oder Bürostühlen bis hin zu sehr smarten und höhenverstellbaren Schranklösungen, sodass jede Homeoffice-Fläche individuell an die Umstände der Umgebung angepasst werden kann. 

Büroplanung ist zukünftig unverzichtbar

Ist professionelle Büroplanung heute in der Konsequenz also wichtiger denn je?

Erich Peter Hoepfner: Definitiv, aber es geht auch um die grundsätzliche Entwicklung von Unternehmen, bei deren Gestaltung wir als Partner zur Seite stehen.

…über die konkrete Arbeit des BAKB.

Wir machen letztendlich Organisationsentwicklung auf einer Fläche. Da geht es nicht nur um die Themen „Einrichten“ und „Gestalten“. Dies sind sehr wichtige Themen, folgen aber erst zum Schluss, da Gestaltung und Einrichtung der Organisation der Fläche folgen. 

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