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Medientechnik Büro: Digitalisierung im Büro Schritt-für-Schritt
Unser Alltag findet in der modernen Neuzeit zunehmend digital statt. Der Tacho im Auto? Ist längst digital. Lebensmittel? Werden online bestellt und bequem geliefert. Besonders aber in der Arbeitswelt zeigt sich die Digitalisierung am deutlichsten: Im Büro gibt es heutzutage neueste Medientechnik, die mit diversen Clouddiensten direkt verbunden sind, sodass man ortsungebunden von überall aus arbeiten kann.
Wenn Sie gerade konkret an einem neuen Büroprojekt arbeiten oder überlegen, Ihrem Büro eine Frischekur zu gönnen, ist es ungemein wichtig, von Anfang an den Rat von Experten einzuholen, mit denen ein ganzheitliches Projekt entsteht.
Weder die passende Bürotechnik noch revolutionäre Raumkonzepte können alleinstehend langfristig erfolgreich sein: Es benötigt beide Komponenten, um ein Büro 4.0 zu schaffen, das den Ansprüchen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird und alle erhofften Vorteile im Arbeitsalltag zur Entfaltung kommen.
Neue Medientechnik erfordert neue Büros
Um im Zuge der Digitalisierung sein Unternehmen zukunftssicher und am Puls der Zeit auszurichten reicht es nicht, lediglich moderne Technik zu erwerben und diese in den Büros zu installieren. Vielmehr muss in völlig neuen Räumen und Raumkonzepten gedacht werden. Ein klassisches Schreibtisch-Büro lässt sich ja auch nicht durch das bloße Aufstellen von Projektoren in einen multimedialen Konferenzraum umwandeln.
Zeitgemäße Bürotechnik am Arbeitsplatz verlangt eine grundsätzliche Modernisierung von internen sowie externen Prozessen und Räumlichkeiten, um effektiv zu wirken, Mitarbeiter zu entlasten und die Produktivität zu fördern. Nicht nur die Büroeinrichtung selbst bekommt ein Update, sondern auch alles, was sich im Büro abspielt.
Studien belegen, dass Menschen heute im Privatbereich digitaler und aktueller aufgestellt sind, als in Büros. Hier sollten bei vielen Arbeitgebern die Alarmglocken läuten, denn: Digitalisierung im Büro geschieht dabei meistens in der klassischen Top-Down-Bewegung: Führungskräfte sind häufiger und umfangreicher mit modernen technischen Geräten ausgestattet als normale Mitarbeiter. Allerdings machen "normale" Mitarbeiter einen Großteil des Unternehmens aus. Berücksichtigen Sie diesen Punkt, denn:
Auch der Bürobedarf hat sich im Laufe der Jahrzehnte verändert und an die heutige Zeit angepasst:
Wie neue Raumkonzepte im Verbund mit neuer Bürotechnik wirken
In Zeiten von Home Office wirken klassische Bürokonzepte aus dem letzten Jahrhundert daher schnell wie Steinzeit-Relikte. Auch die immer wichtiger werdende Work-Life-Balance sowie der Drang nach lebenslangem Lernen und ortsungebunden Arbeiten fordern neue und der Zeit angepasste Konzepte in Sachen Medientechnik: Kollegen möchten miteinander interagieren, kommunizieren, sich vernetzen und in Teams arbeiten.
Die eigentliche Kernarbeit wird zunehmend digitalisiert. Dieser Trend wird sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen. Es ist schon längst nicht mehr nötig, an einem statischen Arbeitsplatz die klassische 8-Stunden-Schicht zu verbringen. Vielmehr dürfen und sollen Mitarbeiter unterwegs sein, um sich frei entfalten und so effizient arbeiten zu können. Die Qualität der Arbeit sowie die Produktivität werden sich verbessern, wenn der Belegschaft unterschiedliche Möglichkeiten – auch in unterschiedlichen Räumen mit unterschiedlichen Techniken – geboten werden, um ihre Arbeit zu verrichten. Manch einer fühlt sich am stationären PC mit Bildschirm in seinem eigenen Büro wohl, ein anderer dagegen eher am Laptop in einem türlosen Großraum mit Kollegen zusammen oder gar Zuhause am Tablet.
Die neuen Technologien geben uns schier unendlich viele Optionen, wie Arbeit geleistet werden kann – es benötigt nur unseren Mut, diese auch zu nutzen.
In dem Moment, in dem Mitarbeiter sich bewegen dürfen oder nicht zwingend ihre Aufgaben vom Büro aus erledigen müssen, wird Platz geschaffen für Neues. Gleichzeitig "schrumpft" das Büro, da technische Geräte immer kleiner werden und auf lange Sicht deutlich weniger analoge Papierakten sperrig Platz im Büro in großen Schränken verbrauchen. Vielleicht werden durch die Arbeit im Home Office weniger stationäre Arbeitsplätze vor Ort benötigt, dafür aber mehr Platz, um sich miteinander auszutauschen. Mehr Platz, um zu regenerieren und der Belegschaft einen deutlichen Mehrwert des Büros zu bieten.
Medientechnik Büro - Hin zum Büroarbeitsplatz 4.0
Die Digitalisierung im Büro bietet viele Vorteile: Beispielsweise sind Cloudlösungen heute sicherer als die Arbeit mit einem einzelnen, autarken PC. Was passiert mit den Daten, wenn der PC kaputt geht? Backup vergessen? Adieu wichtige Daten. Ein temporärer Ausfall durch beschädigte PC-Komponenten kann sofort kompensiert werden, indem man auf einen anderen PC oder Laptop umsteigt, mit dem man auf die Cloud zugreift.
Zugriffe auf Arbeitsmaterialien finden nicht mehr nur analog im Büro selbst statt – Wissen und Dokumente werden digital jederzeit und überall zur Verfügung gestellt. Dies hat einen immensen Vorteil: Niemand muss mehr Zeit aufwenden und zwingend ins Büro kommen, um auf Ressourcen zuzugreifen. Die eingesparte Zeit erhöht die Produktivität der geleisteten Arbeit. Gleichzeitig macht das ortsungebundene Arbeiten Prozesse zeitlich und räumlich unabhängig und Arbeitsabläufe dadurch deutlich flexibler.
Es muss nicht mehr das Volumen eines ganzen Arbeitstages verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter Zuhause einen Termin mit Handwerkern wahrnehmen muss – stattdessen kann er die Arbeit von dort verrichten.
Digitalisierung im Büro - der größte Vorteil für Sie
Einer der offensichtlichsten Vorteile moderner Medientechnik und eines papierlosen Büros ist die Kosteneinsparung: In erster Linie natürlich hinsichtlich des Bürobedarfs wie beispielsweise Papier oder teuren Druckerpatronen, welche wegfallen. Zudem aber auch durch die bereits erwähnte Zeitersparnis, wenn Daten digital bearbeitet und zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Automatisierte Prozesse sorgen zudem für eine optimale Ausnutzung sämtlicher Ressourcen.
Fazit: Digitalisierung im Büro bedarf ein völlig neues und modernes Bürokonzept
Aktuelle und zeitgemäße Bürogeräte sind, wie wir nun festgestellt haben, also erst der zweite Schritt hin zu einem modernen und digitalisierten Büro. Damit dies bestmöglich realisiert werden kann, ist es empfehlenswert, die Raumkonzepte bereits von Beginn an mit der Unterstützung von professionellen Büroplanern zu konzeptionieren. Nur so können Arbeitsabläufe nachhaltig und effizient optimiert werden.
Bei der Planung muss vor allem darauf geachtet werden, sich nicht nur auf eine Richtung zu versteifen: Auch, wenn Homeoffice sich sowohl bei Mitarbeitern, als auch bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreut, bleiben Büroräume am Standort des Unternehmens aber weiterhin ein fester Bestandteil in der Bürowelt.
Wenn Sie Interesse an diesem Thema gewonnen haben, vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über das Zusammenspiel von Medientechnik und Bürokonzepten persönlich mit Ihnen sprechen.
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