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Arbeiten 4.0: So nutzen Sie die Digitalisierung im Büro

Autor: Stefan Breitinger

Stefan Breitinger ist Vorstand der Breitinger AG und richtet bereits seit mehr als 30 Jahre Büros ein. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.

Arbeitswelt 4.0

Autor: Stefan Breitinger

Stefan Breitinger ist Vorstand der Breitinger AG und richtet bereits seit mehr als 30 Jahre Büros ein. Im Rhein-Main-Gebiet ist die Breitinger AG der kompetente Ansprechpartner wenn es um durchdachte und nachhaltige Büro-Konzepte geht.


(Lesezeit: 6 min)

Digitale Arbeitswelt: So geht Arbeiten 4.0

Der tiefgreifende technologische Wandel rund um die Digitalisierung wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern: Arbeitsinhalte, -formen und -bedingungen sowie die Organisation und Struktur des Unternehmens und der Arbeitsprozesse entwickeln sich weiter. Die neue Arbeitswelt 4.0 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen: Flexibilität und Agilität werden so wichtig, wie nie zuvor. Was bedeutet dies für die Gestaltung der Arbeitsplätze und Büroflächen?

Schon seit einigen Jahren läuft der Digitalisierungsprozess auf Hochtouren. Arbeitsprozesse können vollautomatisch gesteuert werden, der gemeinsame Zugriff auf Dokumente und Informationen erfolgt über Datenclouds, künstliche Intelligenzen werden entwickelt und Maschinen lernen, eigenständiges Denken. Doch immer noch  hinken viele Unternehmen dieser Entwicklung hinterher.

Die Entscheider sind unsicher, wie sie auf die Herausforderungen reagieren sollen und gerade das Thema der IT-Sicherheit wird noch immer heftig diskutiert.
Zu unsicher sind sich viele Manager, wie überhaupt auf die Herausforderung reagiert werden soll. Zeit, sich diesen Tatsachen zu stellen und neue Bürokonzepte zu erarbeiten, denn der Ruf nach flexibler Arbeit ist unüberhörbar. Arbeitnehmer aus den unterschiedlichen Berufen möchten mehr denn je Teil der neuen Arbeitswelt sein. Unternehmen, die diesen Trend zu lange aus der Warteposition heraus nur beobachten, werden in der Zukunft das Nachsehen haben.

Wir erklären Ihnen in unserem Blog alles über die Begrifflichkeiten und wie Sie die neue Arbeitswelt durch Ihre Büroplanung aufgreifen.

Begrifflichkeiten – was heißt überhaupt Arbeit 4.0?

Der Begriff „Arbeit 4.0“ geht aus dem Begriff „Industrie 4.0“ hervor, welcher sich auf den vierten Schritt der industriellen Revolution bezieht. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte kurz zusammengefasst, falls Ihnen die Daten der industriellen Revolution nicht ganz geläufig sind:

  • (1784) Industrie 1.0: Mechanisierung
  • (1870) Industrie 2.0: Massenproduktion und Fließband
  • (1969) Industrie 3.0: Automatisierung: Computer und Elektronik
  • (Heute) Industrie 4.0: Netzwerke, Internet der Dinge

Bereits die vorhergehenden industriellen Revolutionen veränderten die Arbeitswelt maßgeblich, welche durch neue Technologien getrieben wurden.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich die neue Arbeitswelt nur auf den industriellen Produktionsbereich bezieht. Die neue Arbeitsform hat einen allumfassenden Einfluss auf alle Berufe im herstellenden Gewerbe sowie Dienstleistung aller Arten. Der Begriff Arbeit 4.0 umfasst einen tiefgehenden Wandel der Arbeitswelt. Die zukünftige Art der Arbeit wird sich je nach Branche und Zusammensetzung der Mitarbeiter anders entwickeln. Trotzdem gibt es einige umfassende Trends, welche einen nachhaltigen Einfluss auf unsere Arbeit ausüben:

  • Neue Impulse durch das Lern- und Arbeitsverhalten der jüngeren Generationen, welches durch soziale Medien und Internet geprägt ist
  • Die längere Lebensarbeitszeit und die daraus resultierende Zusammenarbeit von mehreren Generationen
  • Die Veränderung der herkömmlichen Kommunikationswege durch neue Technologien, wie Big Data und Cloud Computing
  • Zunehmende Mobilität und Flexibilität im Rahmen von Zeit und Ort
  • Zunehmende globale Besetzung von Stellen

Arbeitswelt 4.0 und Digitalisierung der Arbeitswelt und ihre Herausforderungen

Die Begriffswelt rund um das Thema der Arbeitswelt 4.0 wird durch die Digitalisierung geprägt. Arbeitsprozesse werden zunehmend digital unterstützt – die Digitalisierung von Arbeitsprozessen wird gerade auch in Zeiten von Corona sichtbar. Andere Arbeitsprozesse werden automatisiert, wodurch sich Tätigkeiten tiefgehend verändern oder sogar entfallen. Zudem ermöglicht die Digitalisierung erst den Trend zum mobilen und flexiblen Arbeiten als auch die globale Vernetzung und Kollaboration über Ländergrenzen hinweg.

Im internationalen Sprachgebrauch wird vermehrt der Ausdruck/Konzept „New Work“ verwendet, um den Einfluss und die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt zu beschrieben. Das New Work Konzept fokussiert sich auf die Freiheit und Möglichkeit der Mitarbeiter, die Gestaltung Ihrer Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen auszurichten.  

Wir leben in einer turbulenten VUCA Welt, die ein hohes Maß an Agilität und Flexibilität erfordert.

Agilität steht im Fokus der Arbeit 4.0, denn wir leben in einer turbulenten VUCA Welt (=Volatility/Volatilität, Uncertainty/Unsicherheit, Complexity/Komplexität und Ambiguity/Mehrdeutigkeit). Unternehmen, welche frühzeitig externe Umweltsignale erkennen und auf diese reagieren können, besitzen heute einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Durch die sich ständig verändernden Arbeits- und Umweltbedingungen wird ein hohes Maß an agilem Arbeiten erfordert. Diese Agilität zeigt sich auch in den Organisationsstrukturen, welche stets flexibler und fluider werden. Mitarbeitende arbeiten in verschiedenen Projekten und wechselnden Teams. Auch die selbständige Gestaltung der Arbeitsbedingungen wirkt sich positiv auf die Verantwortung und Selbstbestimmung der Mitarbeiter und Führungskräfte aus. Eine gut geplantes Büro mit einem auf die Arbeitsabläufe passenden Konzept ebnet den Weg für agiles Arbeiten und organisationsunabhängige Kollaboration.

#1

Digitaler Arbeitsplatz

Das moderne Büro beinhaltet verschiedene Devices: Laptop, Tablet, Smartphone sowie dazugehörige Softwareprogramme. Daraus resultieren digitalisierte Arbeitsprozesse. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes übt auch erheblichen Einfluss auf die moderne Büroeinrichtung und Gestaltung aus und stellt Unternehmen hier vor strukturelle Herausforderungen.

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#2

Zeit- und standortunabhängiges Arbeiten

Homeoffice und mobiles Arbeiten war schon vor Corona aus dem Büroalltag kaum noch wegzudenken. Heute ist es für viele Mitarbeitende gängiger Alltag. Verschiedene Tools und Software ermöglichen die online Vernetzung mit Kollegen oder das Abhalten eines virtuellen Meetings. Schließlich darf auch der menschliche Kontakt nicht zu kurz kommen und auch die Erreichbarkeit sollte trotz räumlicher Trennung in jedem Fall gegeben sein. Mobiles Arbeiten stellt sich für Unternehmen zunächst einfach dar. Jeder Mitarbeiter ist für seine persönliche Büroeinrichtung und Entfaltung selbst verantwortlich. Der Arbeitgeber kann (und sollte) hier aber sowohl informativ als auch monetär unterstützen.

Licht

#3

Prozesse werden digitalisiert und automatisiert

Durch die Digitalisierung haben sich ganze Prozessketten verändert und automatisiert. Flexible Arbeitsabläufe, für die Ihre Mitarbeiter nicht nur neue Fähigkeiten brauchen, erfordern auch strukturelle Veränderungen in der alltäglichen Arbeit und Unterstützung durch zeitgemäße Tools. Beispielsweise ersetzen erste KI’s (Künstliche Intelligenz) Tätigkeiten in der Endkundenkommunikation – die sogenannten Chatbots führen eigenständige Gespräche und beantworten einfache Fragen.

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#4

Lebenslanges Lernen

Weiterbildung und lebenslanges Lernen wird im Arbeitsalltag immer wichtiger. Nicht nur weil wir uns immer wieder den Herausforderungen der neuen technologischen Veränderungen auseinandersetzen müssen, sondern auch weil durch die Arbeit 4.0 neue Kompetenzen und Anforderungen an die Mitarbeitenden gestellt werden. Als Unternehmen übernehmen Sie die Rolle des Lern-Sparring-Partners und schaffen die Rahmenbedingungen für die stetige Weiterentwicklung Ihrer Angestellten. Dazu gehören auch Inhouse Seminare oder kurze eLearning Sequenzen, welche am Arbeitsplatz oder in Lernräumen abgehalten werden. Um bestmögliche Rahmenbedingungen für das Lernen zu schaffen, werden auch moderne Büroräume und Arbeitsumgebungen benötigt.

Wir erwarten durch die Digitalisierung verschiedene Vorteile, z.B. eine Vereinfachung und Optimierung von Arbeitsprozessen, eine stärkere Anpassungsfähigkeit oder eine sichere Wettbewerbsfähigkeit. Aber mit der Digitalisierung gehen auch verschiedene Herausforderungen einher. Die Mitarbeitenden werden vor Veränderungen gestellt, mit denen sie lernen müssen, umzugehen und diese zu beherrschen. Für dieses Erlernen müssen Unternehmen die nötigen strukturellen Rahmenbedingungen setzen.

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#5

Anforderungen an Büro und Arbeitsplatz

Agiles Arbeiten erfordert flexible Strukturen und Rahmenbedingungen. Durch eine überlegte Büroplanung gehen Sie den ersten notwendigen Schritt Richtung Agilität. Die moderne Arbeitsplatzgestaltung erfordert gerade die Möglichkeit zur Kollaboration und Flexibilität: Moderne Arbeitsplätze benötigen sowohl die Optionen für die individuelle Konzentrationsarbeit, den persönlichen Austausch, den Gruppenaustausch und räumliche Nähe für den „schnellen“ themenfokussierten Austausch.

Unternehmen stehen so vor der komplexen Herausforderung eine Arbeitsumgebung zu schaffen, der sowohl die Flexibilität und individuelle Freiheit des Mitarbeiters zulässt und gleichzeitig den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen fördert.

Besprechung

#6

Aktuelle Veränderungen: Corona

Die Arbeitswelt 4.0 ändert sich stetig. Diese Veränderung wurde aber durch Corona zusätzlich stark vorangetrieben. So haben Besprechungsräume für Videokonferenzen und Home Office erheblich an Bedeutung gewonnen. Zusätzlich wurden bereits die ersten nicht mehr benötigten Flächen eingespart: Alles wird kleiner und effizienter. Fraglich bleibt: Gibt es noch den „eigenen“ Schreibtisch? Parallel dazu müssen neue Hygiene-Konzepte und Abstände mit in die Büroplanung einfließen.

Strategsiche Büroplanung

Wie sollte das moderne Büro der digitalen Arbeitswelt aussehen?

Eine offene Raumfläche mit Möglichkeit zum flexiblen Umstellen und Umplanen, wäre eine ideale Antwort auf das Arbeit 4.0 Konzept. Die VUCA Welt erfordert ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Innovation. Mit einer flexiblen Bürowelt sind Sie gewappnet auf diese Umwelteinwirkungen (u.a. Pandemien) flexibel zu reagieren. Gerade das Konzept der „Raumelemente“ statt Räume trägt zu der flexiblen Gestaltung bei. Durch die Nutzung von verschiedenen Raumelementen können Ihre Mitarbeiter angepasst an ihre individuellen Bedürfnisse unterschiedliche Büros nutzen. Wie dies funktioniert und welche unterschiedlichen Büros entwickelt werden sollten, erklären wir Ihnen jetzt:

Hochkonzentrierte Einzelarbeit und Arbeit in Teams

Die klassischen Einzelarbeitsplätze verlieren auch zukünftig nicht an Bedeutung: an sogenannten „Workstations“ sitzen Mitarbeitende gemeinsam (6-8 Personen) in Einzelarbeit an verschiedenen Tätigkeiten. Wenn ein spontaner Austausch gefragt ist, können informelle Stehtische, sogenannte „Stand Up-Tables“, ergänzt werden. Diese Raumelemente erinnern zunächst stark an das Großraumbüro, jedoch wird in räumlicher Trennung zu anderen Teams, oder sogar nach flexibler Absprache in Raumstille gearbeitet. Diese Art der Zusammenarbeit ist gerade für Routine- und Konzentrationsaufgaben gefragt. Wenn dies noch zu laut ist, können Mitarbeitende ihren Tätigkeiten auch in sogenannten „Denkerzellen“ nachgehen.

War for Talents

Junge Fach- und Führungskräfte haben völlig neue Anforderungen an ihre Arbeitsumgebung. Moderne Bürokonzepte werden aus Sicht der Mitarbeitergewinnung immer wichtiger.

Die Arbeit in Teams findet heute in verschiedenen Räumlichkeiten statt. In „Focus Rooms“ treffen sich kleine Teams zum vertraulichen und konzentrierten Arbeiten. Klassische Besprechungsräume werden durch transparente Besprechungszonen ergänzt, hier können Teams schnell und einfach kurz zusammenkommen.

Für agile Projektmeetings bieten sich vor allem „Ideenräume“ an. Auch für den Wechsel von der Einzel- bis zur Gruppenarbeit gibt es verschiedene Büroideen: z.B. Fokusräume. Um die Homeoffice Kollegen auch thematisch einbinden zu können, sollten Gruppenräume auch immer mit der nötigen Soft- und Hardware ausgestattet sein.

Auch informelle Orte spielen eine immer größer werdende Rolle in der modernen Büroarbeit. Diese informellen Orte, wie z.B. Lounges, Gemeinschaftsräume etc. dienen dem Netzwerken und dem zufälligen Kontakt unter Kollegen aus verschiedenen Backgrounds. Der spontane Austausch sollte hier gerade durch eine gemütliche Atmosphäre vermittelt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Mischung macht’s.

Die Kombination verschiedener Arbeitsumgebungen befriedigt mannigfaltige Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Belegschaft. Zudem fördern Raumwechsel und auch die Andersartigkeit von Räumen die Kreativität Ihrer Mitarbeiter.

Fazit: Wie sieht das ideale Büro aus?

Die neue Arbeitswelt stellt Unternehmen vor neue organisatorische Herausforderungen. Um wandlungsfähig zu sein und agil auf Veränderungen zu reagieren zu können, sollten Sie flexible Bürowelten gestalten, denen ein strategisch geplantes Bürokonzept voraus geht.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Arbeitswelt 4.0 in die Bürogestaltung miteinfließen zu lassen. Trotzdem gibt es keine allgegenwärtige Musterlösung: Jedes Unternehmen ist individuell und sollte sein Büro auch im Hinblick auf die Unternehmenswerte und -Kultur entwerfen.

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