Zurück ins Büro oder wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Vielerorts fragt man sich heute, wie die Büroarbeit von morgen aussieht und ob es ein Zurück ins Büro gibt.

Fakt ist: Unsere Arbeitswelt, gerade die Büroarbeit, ändert sich aktuell sehr rasant. Die Corona Pandemie wirkt hier als Katalysator für Veränderungen in der Arbeitswelt und beschleunigt die Diskussion um die Frage: Wie wird die Büroarbeit von morgen konkret aussehen? Werden die Mitarbeiter zukünftig vermehrt im Homeoffice arbeiten oder hat der feste Büroarbeitsplatz immer noch eine Relevanz in der modernen Arbeitswelt?

Christian Jesse, Kompetenznetzwerkpartner des BAKB und Geschäftsführer der office4you Büroeinrichtungen GmbH, schildert im folgenden Video seine Sicht auf das Thema Büroplanung, New Work und Zukunft der Büroarbeit.

Welche Auswirkungen hat Corona auf die Arbeitswelt und die Büroarbeit?

Zu Beginn der Pandemie glaubten viele, dass Büroarbeitsplätze in der Zukunft überflüssig werden und das Homeoffice das klassische Büro ersetzt.

Doch scheint sich der Trend durch die lange Zeit der Büroabstinenz zu drehen. Viele Arbeitnehmer sehnen sich nach einer Rückkehr ins Büro. Natürlich ist aktuell die Angst vor einer möglichen Ansteckung noch groß, doch der Wunsch nach einem „normalen“ Arbeitsalltag wird stärker. 

Darüber hinaus haben Mitarbeiter im Homeoffice oftmals nicht die richtigen Voraussetzungen, um ihre Arbeitsaufgaben ideal zu erledigen. Das remote Arbeiten wird zwar nicht mehr aus dem modernen Berufsalltag wegzudenken sein, aber eine komplette Umstellung auf Heimarbeit wird es mit Sicherheit auch nicht geben.

Wie die Arbeitswelt von morgen und der Arbeitsplatz der Zukunft genau aussehen wird, lässt sich auch für uns als Experten für moderne Arbeitswelten nicht klar abzeichnen. Es gibt zwar eindeutige Tendenzen, aber diese gab es auch bereits vor der Corona Pandemie.

Hybrid-Modelle und flexible Arbeitsflächen sind eine mögliche Entwicklung

Rückkehr ins Büro: Der Büroarbeitsplatz 4.0 wird künftig in einigen Unternehmen vielleicht ein Hybrid-Modell sein, bei dem die Mitarbeiter selbst entscheiden können, für welche Arbeitsaufgaben sie von Zuhause aus arbeiten und welche Aufgaben besser im Büro zu erledigen sind. Umso wichtiger ist es jetzt, mit den Mitarbeitern zu sprechen und sie zu fragen, wie sie bei ihren unterschiedlichen Arbeitsaufgaben ideal unterstützt werden können.

Denn jetzt und bereits vor der Pandemie geht es bei der Büroarbeit im Wesentlichen um zwei Fragen:

Fazit: Flexible Büroflächen und Kenntnis über Mitarbeiterbedürfnisse sind das A&O moderner Arbeitswelten

Jedes Unternehmen muss sich mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter auseinandersetzen und der Frage nachgehen, wie die Mitarbeiter bei ihren Arbeitsaufgaben ideal unterstützt werden können. Auf welches Bürokonzept es dann letztlich bei Ihnen hinausläuft, lässt sich nur individuell ermitteln.

Unsere Kompetenznetzwerkpartner des BAKB stehen Ihnen bei Ihren Fragen zur Büroplanung und der konkreten Planung Ihrer modernen Arbeitswelt unterstützend zur Seite.

Vereinbaren Sie einfach jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einem unserer Kompetenznetzwerkpartner des BAKBs.

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(Lesezeit: 7 min)

Das offene Bürokonzept á la Open Space, die Revolution des Großraumbüro?

Ein Open Space Büro oder Multi Space Büro ist ein offenes Büro, ohne feste Wände. Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen in einem Raum zusammen, ohne voneinander abgeschirmt zu sein. Dabei brechen Hierarchien auf. Neben dem offenen Dialog und dem einfachen Informationsfluss soll so vor allem das Miteinander und der Teamgeist gefördert werden. 

Das Open-Space-Büro eignet sich in erster Linie für Unternehmen, die einen hohen Wert auf partnerschaftliche und bereichsübergreifende Zusammenarbeit legen. Agiles Arbeiten wird hier als großes Potential erkannt und genutzt. Arbeitsprozesse werden transparent und der Einsatz der Angestellten ist deutlich sichtbarer.

Eine weitere Option im Multi Space Konzept ist, dass Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern sich jedes Mal auf´s Neue einen Platz zum Arbeiten suchen. Gerade in Zeiten, in denen das Homeoffice einen so hohen Stellenwert einnimmt, die perfekte Lösung – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Bei der Planung von offenen Bürokonzepten ist allerdings zu bedenken, dass die Menschen im Büro bei aller Kommunikationsfreude und vereinfachten Zusammenarbeit trotzdem noch genug Privatsphäre behalten, um sich auf Dauer in ihrer Arbeitsumgebung wohl zu fühlen. Auch Rückzugsmöglichkeiten müssen geplant werden, damit die Mitarbeiter einen Platz für konzentriertes Arbeiten, Telefonate, spontane Besprechungen oder Meetings zur Verfügung haben.

Was sind die Vorurteile gegenüber Open Space Konzepten oder dem Multi Space Büro?

Das Konzept des Open-Office-Büros klingt vielversprechend und ziemlich modern. Dennoch sind einige Nachteile zu bedenken.

Das mögliche Konfliktpotenzial im Open Space Office ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Der Grund dafür ist die permanente Kontaktnotwendigkeit mit Personen, die unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen vertreten können. Menschen sind eben von Natur aus sehr verschieden. Das fängt beim Wärme- oder Kälteempfinden an und endet beim Wettbewerb um die nächste Karrierestufe. Eine negative Stimmung im Raum kann das Arbeitsklima unglaublich stark beeinflussen, was sich im nächsten Schritt auch auf die Arbeitsergebnisse insgesamt auswirkt.

Wenn Sie wissen wollen, ob und wie ein Open Space Konzept in Ihrem Unternehmen von Vorteil wäre, dann vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über die Möglichkeiten einer Open Space Lösung für Ihr Unternehmen mit Ihnen sprechen.

Wie kann das Open Space Bürokonzept gelingen?

Die offene Büroform bringt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern viele Vorteile. Büroflächen können durch effektive Konzepte sinnvoll genutzt werden. Vorausgesetzt, die Planung stimmt und folgende Punkte werden berücksichtigt:

Möbel, Wände und Licht

Schwere Tische und eine starre Einrichtung sind fehl am Platz. Das Mobiliar muss genauso flexibel sein wie die Mitarbeiter und deren Aufgaben. Moderne Tische und Stühle sind mit Rollen ausgestattet und ermöglichen das einfache Anpassen der jeweiligen Bürobereiche auf gegebene Arbeitssituationen. So können flexibel Projektteams zusammengestellt bzw. zusammengesetzt werden.

Planen Sie außerdem schalldämpfende Wände und lärmschluckende Elemente ein. Sie haben einen positiven Einfluss auf die mögliche Lärmbelästigung.

Kurze, sinnvolle Wege für alle

In einem offenen Büro kann der Alltag schnell turbulent werden. Ständig ist Bewegung. Ein Mitarbeiter geht zum Kopierer, der nächste in die Kaffeeküche und wieder einer zur Toilette. Das bringt eine permanente Unruhe. Deswegen ist es wichtig, dass Mitarbeiter nicht unnötig weit laufen müssen, oder durch einen Sitzplatz nahe einem Durchgang von der Arbeit abgelenkt werden. Eine sinnvolle Streckenführung ist für ein Open-Space-Konzept essenziell.

Häufig genutzte Gemeinschaftsräume, wie z.B. die Küche sind im besten Fall auf der gegenüberliegenden Seite der Arbeitsplätze eingerichtet, sodass alle Mitarbeiter den gleichen Weg haben und es vermieden wird, dass die Tischgruppe, die am nächsten zum Gemeinschaftsraum steht, ständig vom ‘Durchgangsverkehr’ gestört wird.

Für Besucher und Kunden werden die Wege hingegen idealerweise erst gar nicht durch die Arbeitsflächen verlaufen, da sich auch dies störend auf den Arbeitsfluss auswirken kann. Schließlich zieht ein neuer Mensch im Büro erst einmal alle Aufmerksamkeit auf sich. Eine kleine, eindeutige und leicht erreichbare Besucher- und Empfangszone stellt die einfachste Möglichkeit dar, Besucherströme passend zu lenken.

Fazit: Das Open Space Office eröffnet vielversprechende Möglichkeiten

Das Großraumbüro muss nicht gleichbedeutend mit Lärm, Hektik und Unruhe sein aber es stellt auch die Unternehmen vor neuen Herausforderungen, die nicht ausser Acht gelassen werden sollten. Gut geplant hat das moderne Open Space Bürokonzept viele Vorteile und völlig neue Qualitäten vorzuweisen und kann die Bedürfnissen und Erwartungen aller Mitarbeiter bedienen.

Ein hohes Maß an Flexibilität lässt die negativen Aspekte eines Open Space Büros minimieren und in eine positive Richtung lenken, wenn das Konzept auch zur Unternehmenskultur passt und die strategischen Ziele verfolgt werden können. Mit der richtigen Planung und unter der Beachtung wichtiger Schlüsselpunkte können Effizienz, Flexibilität und Büroleistung effektiv gesteigert und der Traum von einem kommunikativen, produktiven Büro umgesetzt werden. Voraussetzung sind ein gutes Konzept und eine strategische Büroraumplanung im Vorfeld. Schöpfen Sie aus den besten Lösungen!

Wenn Sie Interesse an diesem Thema gewonnen haben, vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über die Möglichkeiten einer Open Space Lösung für Ihr Unternehmen mit Ihnen sprechen.

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Wie sieht ein moderner Arbeitsplatz aus?

War das Büro für Mitarbeiter früher mitunter lediglich der Ort, an dem Geld verdient wurde mit einer eingeschränkten sozialen Komponente, haben sich die Anforderungen an moderne Büros grundlegend verändert. Einzelbüros haben zwar keineswegs ausgedient, die heutige Arbeitswelt von jungen Menschen legt allerdings eine wachsende Gewichtung auf Kommunikation und sozialen Austausch. Vielmehr benötigt es heute anstatt klassisch abgetrennter Einzelzimmer allgemeine, angenehme Rückzugsmöglichkeiten, welche die gesamte Belegschaft bei Bedarf individuell nutzen kann.

Aufgrund der weiter verschwimmenden Grenzen zwischen "Freizeit" und "Arbeit" durch die zunehmende Flexibilisierung von Arbeitskonzepten wie Home Office oder ortsungebundenem Arbeiten müssen Büros von heute auch zu gefallen wissen. In einem modern gestalteten Umfeld, das dank guter Planung technisch sowie sozial funktioniert, wird mehr Arbeitsqualität und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden.

Die Anforderungen an die Arbeitswelt der Zukunft

Aber wie sieht der moderne Arbeitsplatz der Zukunft aus? Die Beantwortung dieser Frage ist vielschichtig gelagert und erfordert eine ganzheitliche und klare Struktur – sowohl im Unternehmen selbst, als auch in der konkreten Einrichtung des Arbeitsplatzes. Eine moderne Arbeitswelt setzt voraus, dass Führungskräfte die Vorgaben dieser verinnerlichen und vorleben. Sitzt der Chef durchgehend nur in seinem Einzelbüro und beäugt kritisch sich miteinander unterhaltende Mitarbeiter, wird eine moderne Büroeinrichtung allein wenig nützen.

Denn klar ist: Kein Arbeitnehmer fühlt sich in einem Büro wohl, das nicht einladend aussieht. Ebenso wenig wird man aber in einem Arbeitsbereich effektiv und kreativ arbeiten können, der zwar edel wirkt, aber weder eine Verbindung zur Unternehmenskultur herstellt, noch die simpelsten Anforderungen an zeitgemäße IT, Hardware- sowie Software-Infrastruktur erfüllt. Büroräume müssen eine Seele haben. Moderne Mitarbeiter brauchen eine moderne Arbeitsumgebung.

Es ergeben sich somit völlig neue Anforderungen an das Büro der Zukunft: Schicke Büros, die auf den ersten Blick modern wirken, reichen nicht aus. Auch veraltete Bürokonzepte wie beispielsweise ein statisches Großraumbüro und weitere Projektierungen, wie man sie bisweilen kennt, sind nicht der richtige Wegweiser für erfolgreiche Unternehmen.

Veraltete Bürokonzepte bremsen Unternehmen aus

Wenn Unternehmen auf diesen Wandel nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht reagieren, wird dies zunehmend negative Auswirkungen haben. Vor allem die Generationen Y und Z setzen ganz andere Prioritäten in der Arbeitswelt, als dies noch bei den vorherigen Generationen der Fall war. Die nachfolgenden Fachkräfte aus diesen Generationen sind mitten in der Digitalisierung aufgewachsen. Von allen Seiten wird ihnen Flexibilität, Freiheit und Selbstständigkeit vorgelebt.

Ein modernes Büro der Zukunft und moderne Arbeitswelten snd also alleine aus diesem Grund unabdingbar, da Führungskräfte zukünftig ansonsten Schwierigkeiten haben werden, diese Nachwuchskräfte überhaupt rekrutieren zu können.

Weitere Nachteile, die sich aus veralteten Bürokonzepten ergeben, sindmitunter auch schlechtere Arbeitsergebnisse. Im beruflichen Kontext stehen bei Arbeitnehmern neben flexiblen Arbeitszeiten auch flexible und moderne Arbeitsplätze hoch im Kurs. Sind diese Grundlagen für Mitarbeiter nicht gegeben, leidet die Motivation und kreative Entfaltungsmöglichkeit der Mitarbeiter – und somit auch die Qualität der Arbeit.

Wenn Sie Interesse an diesem Thema gewonnen haben, vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über die Möglichkeiten einer modernen Arbeitswelt für Ihr Unternehmen mit Ihnen sprechen.

Waren in alten Bürokonzepten unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens räumlich strikt von einander getrennt, kann eine Auflösung dieser Abgrenzung heute mitunter sehr förderlich sein.

Wird schon in der Planungsphase der Büroflächen zunächst gespart, fällt eine Fehlplanung der Räume später meist teuer zur Last. Ein nachträglicher Umbau kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es wichtig, dass die Büros der Zukunft von Experten geplant werden: Büroplaner und Bürogestalter setzen die Planung professionell und strategisch um.

Arbeitgeber 4.0 werden – aber wie?

Moderne Arbeitsformen, die sich auch in der Gestaltung der Arbeitsumgebung widerspiegeln, stärken Ihr Employer Branding und sorgen für eine höhere Attraktivität Ihres Unternehmens: Auch auf dem Arbeitsmarkt. Arbeitnehmer begeistern sich wahrscheinlicher für Ihr Unternehmen, wenn dieses ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld bieten kann. Man spricht auch von einer Arbeitswelt 4.0.

Auch in der Nutzung der Arbeitsfläche kann eine neue Art von Effektivität erreicht werden. Beispielsweise lässt sich mit flexibel nutzbaren, wandelbaren Kommunikationszonen optimal Team- und Projektarbeit unterstützen. Arbeitsumgebungen können rasch umgestellt werden und durch vernetzte Technologien können Teams auch über die Bürogrenzen hinweg schnell und effektiv interagieren.

Das konkrete Design der Arbeitsfläche spielt natürlich eine Rolle, in erster Linie muss ein modernes Büro allerdings funktionieren, indem es folgende Elemente sinnvoll vereint:

Fragen Sie sich nicht mehr: "Welcher konkrete Mitarbeiter wird hier arbeiten?", sondern vielmehr: "Welche Aufgaben sollen hier erfüllt werden?".

Sind Büroplätze nicht mehr, wie früher üblich, personalisiert und auf einen einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten, sondern individuell nutzbar, können Sie einfacher auf zukünftige Veränderungen der Arbeitswelt reagieren. Eine mögliche Umgestaltung lässt sich dann leichter realisieren. Ein Büroplaner oder -gestalter unterstützt Sie dabei, Ihr Büro flexibel und zukunftssicher umzusetzen.

Neben einem festen Arbeitsplatz sollte es zusätzlich die Möglichkeit geben, von Zuhause aus arbeiten zu können. Führungskräfte müssen hierbei allerdings darauf achten, dass der Informationsaustausch unter den Kollegen nicht abreißt: Eine Neu-Organisation vorhandener Prozesse ist unumgänglich.

Durch diese Umstrukturierung ergeben sich allerdings eine Vielzahl neuer Optionen, die sich positiv auf die internen Abläufe auswirken können. Grundlegend für die Arbeit im Homeoffice ist, dass Mitarbeiter auch von zuhause aus auf alle relevanten Informationen zur Erledigung der Arbeit zugreifen können. Beispielsweise lassen sich wichtige Informationen in einer Cloud ablegen, auf die Mitarbeiter extern zugreifen können.

Ferner sollten Mitarbeiter neben einer guten IT-Infrastruktur die Möglichkeit haben auch zu Hause einen guten Büroarbeitsplatz nutzen zu können. Obwohl in Zeiten der Pandemie die Arbeit von zu Hause „notbedingt“ ganz gut geklappt hat, kann es ja nicht sein, daß Mitarbeiter stundenlang am Küchentisch oder auf dem Bett sitzen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Also sollte dieses Thema zukünftig bei der Büroplanung beleuchtet werden, um ein individuelles, tragfähiges Bürokonzept zu entwickeln. Mitarbeiter, die an ihrem mobilen Arbeitsort eine gute Ausstattung vorfinden (wie z.B. einen guten Drehstuhl) können durch dieses neu wachsende „Hybrid-Modell“ auf jeden Fall ihre konzentrierte Arbeit effektiver gestalten.

Mitarbeiter-Zufriedenheit durch Benefits steigern

Zur strategischen Büroraumplanung gehört natürlich auch ein Angebot an "weichen" Benefits, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter motivieren möchten. Kaffee-Bars, ansprechende Getränke- und Lebensmittelangebote, Obstschalen oder sogar Yoga- und Sportangebote können in der Planung eine Rolle spielen – sollten aber keinesfalls den Kernpunkt darstellen, um die Mitarbeiterzufriedenheit dauerhaft zu erhöhen.

Besonders wichtig ist es, die Mitarbeiter vorab zu befragen:

Hier können Sie mehr zum Thema "Mitarbeiterbefragung" lesen!

Ohne eine solche Vorab-Befragung laufen Sie Gefahr, in die falschen Maßnahmen zu investieren. Vielleicht besteht bei dem Großteil Ihrer Mitarbeiter der Bedarf an besser ausgestatteten Meeting-Räumen oder es werden vor allem mehrere Rückzugsorte gebraucht, um ungestört arbeiten zu können. Diese Punkte können Sie durch eine Befragung bestens heraus filtern und wissen ganz genau, wie das Büro der Zukunft aussehen muss, um für Ihre Mitarbeiter auch wirklich effektiv zu sein.

Natürlich wird der Arbeitsplatz durch steigende Anforderungen an Arbeitsumfang- und qualität auch zu einem Stück "Freizeit-Lebensraum" für Mitarbeiter und der Wohlfühl-Faktor spielt eine bedeutende Rolle; allerdings signalisieren Sie durch ein modern und gemeinsam mit den Mitarbeitern geplantes Büro vor allem, dass Ihnen die Gesundheit und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter wichtig sind.

Mit der Digitalisierung und der ständigen Erreichbarkeit durch die heute zur Verfügung stehende Technik wächst nämlich auch der Druck, den Ihre Mitarbeiter empfinden. Hier können Sie mit einem strategisch klug geplanten und modernen Arbeitsumfeld ein wichtiges Zeichen setzen, um für Entlastung und einen hohen Grad an Zufriedenheit zu sorgen.

Reagieren Sie jetzt und starten Sie mit einem modernen Büro durch

Arbeitswelten unterliegen einem radikalen strukturellen Wandel, vor allem die Büroarbeit ist stark von diesem Wandel betroffen. Neben diesem generellen Umbruch haben aber vor allem die neuen Erfahrungen durch Corona gezeigt, wie schnell sich Entwicklungen und Trends dynamisch und unvorhergesehen verändern können. 

Aus diesen Gründen ist es äußerst wichtig, die Planung einem professionellen Büroplaner zu überlassen, da dieser die Trends im Blick hat und auf unvorhergesehene Veränderungen im Rahmen eines modernen Bürokonzepts durch entsprechendes Know-How unmittelbar reagieren kann. Anders als bei einem Architekten steht bei einem Büroplaner neben dem Design vor allem die Funktionalität des Büros im Mittelpunkt.

Um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen, sind eine moderne Arbeitswelt und moderne Büroräume also unabdingbar, die im Vorfeld sorgfältig strategisch geplant werden müssen.

Darauf sollten Sie bei der Planung eines modernen Büros unbedingt achten:

Fazit: Moderne Bürokonzepte passen sich verändernden Arbeitswelten flexibel an

Es gibt immer dynamische Trends und unvorhergesehene Veränderungen in der Arbeitswelt, an die sich ein modernes Bürokonzept flexibel anpassen muss. Selbst wir Büroplaner können nicht eindeutig vorhersehen, wie die Arbeitswelt in den nächsten zehn Jahren aussehen wird. Aber mit flexiblen Bürokonzepten und unserem Blick auf die Funktionalität von Arbeitsabläufen, sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Fakt ist: Auch zukünftig werden sich die Arbeitswelt und damit einhergehende Arbeitsweisen weiter rasant ändern. Wie die Veränderungen zukünftig genau aussehen, lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vorhersehen. Deshalb muss sich Ihre Bürofläche an Veränderungen flexibel anpassen lassen, um einen idealen Arbeitsablauf für Ihre Mitarbeiter auh in Zukunft zu gewährleisten.

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