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Open Space Büro: Sinnvoll für Ihr Unternehmen?

Autor: Christian Jesse

Christian Jesse bündelt langjährige Erfahrung in der Entwicklung individueller Bürokonzepte mit der Begeisterung für neue Arbeitswelten und dem Gespür für innovative Lösungen.

Open Space Lösung für Ihr Büro

Autor: Christian Jesse

Christian Jesse bündelt langjährige Erfahrung in der Entwicklung individueller Bürokonzepte mit der Begeisterung für neue Arbeitswelten und dem Gespür für innovative Lösungen.


(Lesezeit: 7 min)

Open Space Büro - unbeliebter Trend oder echte Chance für Ihr Unternehmen?

Google und Microsoft tun es schon lange, Unternehmen aus der Kreativ- und Kommunikationsbranche auch. Gemeint ist das Arbeiten im modernen Großraumbüro – heute besser bekannt als Open Space Büro oder auch Multi Space Office.

Manchen läuft bei der Vorstellung eines Großraumbüros ein kalter Schauer über den Rücken. Lärm, Hektik, Unruhe sind die Begriffe, die damit generell assoziiert werden. Glücklicherweise sind die Zeiten aber vorbei. Ein modernes Open Space Bürokonzept hat völlig neue Qualitäten vorzuweisen.

Es ist in vielen Köpfen längst als lebendiges Arbeitsumfeld etabliert. Hier kann eine rege Kommunikation unter Kollegen und Gleichgesinnten stattfinden. Gleichzeitig werden die Kreativität und die Produktivität der Mitarbeiter gefördert. Mehr dazu hier im Artikel.

Das offene Bürokonzept á la Open Space, die Revolution des Großraumbüro?

Ein Open Space Büro oder Multi Space Büro ist ein offenes Büro, ohne feste Wände. Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen in einem Raum zusammen, ohne voneinander abgeschirmt zu sein. Dabei brechen Hierarchien auf. Neben dem offenen Dialog und dem einfachen Informationsfluss soll so vor allem das Miteinander und der Teamgeist gefördert werden. 

Das Open-Space-Büro eignet sich in erster Linie für Unternehmen, die einen hohen Wert auf partnerschaftliche und bereichsübergreifende Zusammenarbeit legen. Agiles Arbeiten wird hier als großes Potential erkannt und genutzt. Arbeitsprozesse werden transparent und der Einsatz der Angestellten ist deutlich sichtbarer.

  • So können auch neue Mitarbeiter viel schneller in die Struktur des Unternehmens eingebunden und eingearbeitet werden.
  • Das Kennenlernen der betriebsinternen Prozesse fällt ihnen erheblich leichter, weil sie eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit miterleben können, ohne das eigene Büro verlassen zu müssen.

Eine weitere Option im Multi Space Konzept ist, dass Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern sich jedes Mal auf´s Neue einen Platz zum Arbeiten suchen. Gerade in Zeiten, in denen das Homeoffice einen so hohen Stellenwert einnimmt, die perfekte Lösung – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

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Bei der Planung von offenen Bürokonzepten ist allerdings zu bedenken, dass die Menschen im Büro bei aller Kommunikationsfreude und vereinfachten Zusammenarbeit trotzdem noch genug Privatsphäre behalten, um sich auf Dauer in ihrer Arbeitsumgebung wohl zu fühlen. Auch Rückzugsmöglichkeiten müssen geplant werden, damit die Mitarbeiter einen Platz für konzentriertes Arbeiten, Telefonate, spontane Besprechungen oder Meetings zur Verfügung haben.

Was sind die Vorurteile gegenüber Open Space Konzepten oder dem Multi Space Büro?

Das Konzept des Open-Office-Büros klingt vielversprechend und ziemlich modern. Dennoch sind einige Nachteile zu bedenken.

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Nachteile

  • Viele Arbeitnehmer fühlen sich bei dem Gedanken in einem offenen Büro zu arbeiten mehr als unwohl. Schnell kommt der Verdacht auf, unter ständiger Beobachtung zu stehen und keine Privatsphäre mehr zu haben.
  • Gerade introvertierte Menschen brauchen ihren persönlichen Rückzugsraum und sind von der permanenten Nähe der Kollegen eher gestresst.
  • Durch Gespräche und Telefonate der Kollegen sowie Geräusche von Kaffeemaschinen, Druckern und anderen Geräten entsteht eine Kulisse von Störgeräuschen, die die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter beeinflussen können.
  • Auch Krankheiten verbreiten sich bei diesem Modell viel schneller. Aufgrund der Menschenmenge ist die Weitergabe von krankheitserregenden Bakterien und Viren nur schwer einzudämmen.

Das mögliche Konfliktpotenzial im Open Space Office ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Der Grund dafür ist die permanente Kontaktnotwendigkeit mit Personen, die unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen vertreten können. Menschen sind eben von Natur aus sehr verschieden. Das fängt beim Wärme- oder Kälteempfinden an und endet beim Wettbewerb um die nächste Karrierestufe. Eine negative Stimmung im Raum kann das Arbeitsklima unglaublich stark beeinflussen, was sich im nächsten Schritt auch auf die Arbeitsergebnisse insgesamt auswirkt.

Wenn Sie wissen wollen, ob und wie ein Open Space Konzept in Ihrem Unternehmen von Vorteil wäre, dann vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über die Möglichkeiten einer Open Space Lösung für Ihr Unternehmen mit Ihnen sprechen.

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Wie kann das Open Space Bürokonzept gelingen?

Die offene Büroform bringt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern viele Vorteile. Büroflächen können durch effektive Konzepte sinnvoll genutzt werden. Vorausgesetzt, die Planung stimmt und folgende Punkte werden berücksichtigt:

Musterplanung

Eine sinnvolle Raumaufteilung und Rückzugsmöglichkeiten

Die unterschiedlichen Arbeitssituationen haben verschiedene Ansprüche an den passenden Büroraum. Dazu gehören Räume für Meetings ebenso wie Rückzugsmöglichkeiten und Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten. Das können kleine Einzelbüros sein oder auch abgeschirmte Bereiche, die etwas abseits angeordnet sind. Die unterschiedlichen Zonen sollten allerdings klar zu unterscheiden sein. Das gelingt entweder durch die Farbgebung oder das Mobiliar und die Gestaltung der Bürolandschaft.

Büro Banner

Die Mitarbeiter in das Konzept einbinden

Kommunizieren Sie das neue Konzept rechtzeitig an Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie mitreden! Sie werden sehen, dass Ihre Angestellten viele eigene Ideen mit einbringen. Das kann beispielsweise über Workshops oder das Gründen von Powerteams gut funktionieren. Je mehr die Beteiligten in den Planungsprozess eingebunden werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das neue Bürokonzept erfolgreich implementiert und gut angenommen wird.

Technische Ausstattung in der neuen Arbeitswelt

Auch wenn das Open Space Konzept einen Austausch auf Zuruf ermöglicht, ist es gleichzeitig enorm wichtig, Daten schnell und einfach digital auszutauschen. Um gemeinsame Projekte effektiv zu bearbeiten, müssen alle Mitarbeiter auf relevante Dateien zugreifen können. Egal ob sie gerade im Büro oder im Homeoffice sind. Gemeinsame Server, Cloud Computing und interne Netzwerke bieten gute Lösungen. Darüber hinaus sind eigene Präsentationszonen hilfreich, um den Informationsfluss effizient am Laufen zu halten.

Raumklima

Frische Luft zum Durchatmen

Unser Kopf sollte immer gut gelüftet werden, um frisch zu bleiben und denken zu können. In Großraumbüros kann die Luftqualität durch die Menge an Mitarbeitern schnell sinken. Schwindel und Kopfschmerzen, aber auch die Fehlerhäufigkeit nehmen zu. Um die Luftqualität zu erhalten ist es sinnvoll, Be- und Entlüftungsanlagen zu installieren. Auch luftreinigende Pflanzen leisten gute Dienste und liefern eine wohnliche Atmosphäre gleich mit.

Möbel, Wände und Licht

Schwere Tische und eine starre Einrichtung sind fehl am Platz. Das Mobiliar muss genauso flexibel sein wie die Mitarbeiter und deren Aufgaben. Moderne Tische und Stühle sind mit Rollen ausgestattet und ermöglichen das einfache Anpassen der jeweiligen Bürobereiche auf gegebene Arbeitssituationen. So können flexibel Projektteams zusammengestellt bzw. zusammengesetzt werden.

  • Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Beleuchtung im Raum. Im Open Space Büro haben nicht alle Mitarbeiter das Glück einen Fensterplatz zu ergattern. Weil gute Lichtverhältnisse aber entscheidend sind, um gute Leistungen zu ermöglichen, ist es sinnvoll, Tageslichtlampen und andere gute Beleuchtung anzubringen.
  • Daneben sollte auch auf ein gut abgestimmtes und durchdachtes Farbkonzept geachtet werden. Dunkle Farben und Grautöne wirken schnell erdrückend und ermüdend, während sehr knallige Farben Unruhe verbreiten und ablenken. Auch Muster sollten eher dezent gewählt werden, da sich sonst die Konzentration stören.

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Kurze, sinnvolle Wege für alle

In einem offenen Büro kann der Alltag schnell turbulent werden. Ständig ist Bewegung. Ein Mitarbeiter geht zum Kopierer, der nächste in die Kaffeeküche und wieder einer zur Toilette. Das bringt eine permanente Unruhe. Deswegen ist es wichtig, dass Mitarbeiter nicht unnötig weit laufen müssen, oder durch einen Sitzplatz nahe einem Durchgang von der Arbeit abgelenkt werden. Eine sinnvolle Streckenführung ist für ein Open-Space-Konzept essenziell.

Tipp Kommunikation:

Teams, die häufig zusammenarbeiten, sollten möglichst nahe zusammen platziert werden, um die Kommunikationswege kurz zu halten. Die Verkehrswege für die Mitarbeiter sollten dabei klar und gezielt geführt sein und möglichst nicht quer durch den Raum verlaufen, um den Kollegen die bestmögliche Konzentration zu ermöglichen.

Häufig genutzte Gemeinschaftsräume, wie z.B. die Küche sind im besten Fall auf der gegenüberliegenden Seite der Arbeitsplätze eingerichtet, sodass alle Mitarbeiter den gleichen Weg haben und es vermieden wird, dass die Tischgruppe, die am nächsten zum Gemeinschaftsraum steht, ständig vom ‘Durchgangsverkehr’ gestört wird.

Für Besucher und Kunden werden die Wege hingegen idealerweise erst gar nicht durch die Arbeitsflächen verlaufen, da sich auch dies störend auf den Arbeitsfluss auswirken kann. Schließlich zieht ein neuer Mensch im Büro erst einmal alle Aufmerksamkeit auf sich. Eine kleine, eindeutige und leicht erreichbare Besucher- und Empfangszone stellt die einfachste Möglichkeit dar, Besucherströme passend zu lenken.

Fazit: Das Open Space Office eröffnet vielversprechende Möglichkeiten

Das Großraumbüro muss nicht gleichbedeutend mit Lärm, Hektik und Unruhe sein aber es stellt auch die Unternehmen vor neuen Herausforderungen, die nicht ausser Acht gelassen werden sollten. Gut geplant hat das moderne Open Space Bürokonzept viele Vorteile und völlig neue Qualitäten vorzuweisen und kann die Bedürfnissen und Erwartungen aller Mitarbeiter bedienen.

Ein hohes Maß an Flexibilität lässt die negativen Aspekte eines Open Space Büros minimieren und in eine positive Richtung lenken, wenn das Konzept auch zur Unternehmenskultur passt und die strategischen Ziele verfolgt werden können. Mit der richtigen Planung und unter der Beachtung wichtiger Schlüsselpunkte können Effizienz, Flexibilität und Büroleistung effektiv gesteigert und der Traum von einem kommunikativen, produktiven Büro umgesetzt werden. Voraussetzung sind ein gutes Konzept und eine strategische Büroraumplanung im Vorfeld. Schöpfen Sie aus den besten Lösungen!

Wenn Sie Interesse an diesem Thema gewonnen haben, vereinbaren Sie einfach ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung, bei dem wir über die Möglichkeiten einer Open Space Lösung für Ihr Unternehmen mit Ihnen sprechen.

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