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Open Space Büro - unbeliebter Trend oder echte Chance für Ihr Unternehmen?
Google und Microsoft tun es schon lange, Unternehmen aus der Kreativ- und Kommunikationsbranche auch. Gemeint ist das Arbeiten im modernen Großraumbüro – heute besser bekannt als Open Space Büro oder auch Multi Space Office.
Manchen läuft bei der Vorstellung eines Großraumbüros ein kalter Schauer über den Rücken. Lärm, Hektik, Unruhe sind die Begriffe, die damit generell assoziiert werden. Glücklicherweise sind die Zeiten aber vorbei. Ein modernes Open Space Bürokonzept hat völlig neue Qualitäten vorzuweisen.
Es ist in vielen Köpfen längst als lebendiges Arbeitsumfeld etabliert. Hier kann eine rege Kommunikation unter Kollegen und Gleichgesinnten stattfinden. Gleichzeitig werden die Kreativität und die Produktivität der Mitarbeiter gefördert. Mehr dazu hier im Artikel.
Das offene Bürokonzept á la Open Space, die Revolution des Großraumbüro?
Ein Open Space Büro oder Multi Space Büro ist ein offenes Büro, ohne feste Wände. Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen in einem Raum zusammen, ohne voneinander abgeschirmt zu sein. Dabei brechen Hierarchien auf. Neben dem offenen Dialog und dem einfachen Informationsfluss soll so vor allem das Miteinander und der Teamgeist gefördert werden.
Das Open-Space-Büro eignet sich in erster Linie für Unternehmen, die einen hohen Wert auf partnerschaftliche und bereichsübergreifende Zusammenarbeit legen. Agiles Arbeiten wird hier als großes Potential erkannt und genutzt. Arbeitsprozesse werden transparent und der Einsatz der Angestellten ist deutlich sichtbarer.
Eine weitere Option im Multi Space Konzept ist, dass Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern sich jedes Mal auf´s Neue einen Platz zum Arbeiten suchen. Gerade in Zeiten, in denen das Homeoffice einen so hohen Stellenwert einnimmt, die perfekte Lösung – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.
Bei der Planung von offenen Bürokonzepten ist allerdings zu bedenken, dass die Menschen im Büro bei aller Kommunikationsfreude und vereinfachten Zusammenarbeit trotzdem noch genug Privatsphäre behalten, um sich auf Dauer in ihrer Arbeitsumgebung wohl zu fühlen. Auch Rückzugsmöglichkeiten müssen geplant werden, damit die Mitarbeiter einen Platz für konzentriertes Arbeiten, Telefonate, spontane Besprechungen oder Meetings zur Verfügung haben.
Was sind die Vorurteile gegenüber Open Space Konzepten oder dem Multi Space Büro?
Das Konzept des Open-Office-Büros klingt vielversprechend und ziemlich modern. Dennoch sind einige Nachteile zu bedenken.
Nachteile
Das mögliche Konfliktpotenzial im Open Space Office ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Der Grund dafür ist die permanente Kontaktnotwendigkeit mit Personen, die unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen vertreten können. Menschen sind eben von Natur aus sehr verschieden. Das fängt beim Wärme- oder Kälteempfinden an und endet beim Wettbewerb um die nächste Karrierestufe. Eine negative Stimmung im Raum kann das Arbeitsklima unglaublich stark beeinflussen, was sich im nächsten Schritt auch auf die Arbeitsergebnisse insgesamt auswirkt.
Wie kann das Open Space Bürokonzept gelingen?
Die offene Büroform bringt sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern viele Vorteile. Büroflächen können durch effektive Konzepte sinnvoll genutzt werden. Vorausgesetzt, die Planung stimmt und folgende Punkte werden berücksichtigt:
Eine sinnvolle Raumaufteilung und Rückzugsmöglichkeiten
Die unterschiedlichen Arbeitssituationen haben verschiedene Ansprüche an den passenden Büroraum. Dazu gehören Räume für Meetings ebenso wie Rückzugsmöglichkeiten und Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten. Das können kleine Einzelbüros sein oder auch abgeschirmte Bereiche, die etwas abseits angeordnet sind. Die unterschiedlichen Zonen sollten allerdings klar zu unterscheiden sein. Das gelingt entweder durch die Farbgebung oder das Mobiliar und die Gestaltung der Bürolandschaft.
Die Mitarbeiter in das Konzept einbinden
Kommunizieren Sie das neue Konzept rechtzeitig an Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie mitreden! Sie werden sehen, dass Ihre Angestellten viele eigene Ideen mit einbringen. Das kann beispielsweise über Workshops oder das Gründen von Powerteams gut funktionieren. Je mehr die Beteiligten in den Planungsprozess eingebunden werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das neue Bürokonzept erfolgreich implementiert und gut angenommen wird.
Technische Ausstattung in der neuen Arbeitswelt
Auch wenn das Open Space Konzept einen Austausch auf Zuruf ermöglicht, ist es gleichzeitig enorm wichtig, Daten schnell und einfach digital auszutauschen. Um gemeinsame Projekte effektiv zu bearbeiten, müssen alle Mitarbeiter auf relevante Dateien zugreifen können. Egal ob sie gerade im Büro oder im Homeoffice sind. Gemeinsame Server, Cloud Computing und interne Netzwerke bieten gute Lösungen. Darüber hinaus sind eigene Präsentationszonen hilfreich, um den Informationsfluss effizient am Laufen zu halten.
Frische Luft zum Durchatmen
Unser Kopf sollte immer gut gelüftet werden, um frisch zu bleiben und denken zu können. In Großraumbüros kann die Luftqualität durch die Menge an Mitarbeitern schnell sinken. Schwindel und Kopfschmerzen, aber auch die Fehlerhäufigkeit nehmen zu. Um die Luftqualität zu erhalten ist es sinnvoll, Be- und Entlüftungsanlagen zu installieren. Auch luftreinigende Pflanzen leisten gute Dienste und liefern eine wohnliche Atmosphäre gleich mit.
Möbel, Wände und Licht
Schwere Tische und eine starre Einrichtung sind fehl am Platz. Das Mobiliar muss genauso flexibel sein wie die Mitarbeiter und deren Aufgaben. Moderne Tische und Stühle sind mit Rollen ausgestattet und ermöglichen das einfache Anpassen der jeweiligen Bürobereiche auf gegebene Arbeitssituationen. So können flexibel Projektteams zusammengestellt bzw. zusammengesetzt werden.
Planen Sie außerdem schalldämpfende Wände und lärmschluckende Elemente ein. Sie haben einen positiven Einfluss auf die mögliche Lärmbelästigung.
Kurze, sinnvolle Wege für alle
In einem offenen Büro kann der Alltag schnell turbulent werden. Ständig ist Bewegung. Ein Mitarbeiter geht zum Kopierer, der nächste in die Kaffeeküche und wieder einer zur Toilette. Das bringt eine permanente Unruhe. Deswegen ist es wichtig, dass Mitarbeiter nicht unnötig weit laufen müssen, oder durch einen Sitzplatz nahe einem Durchgang von der Arbeit abgelenkt werden. Eine sinnvolle Streckenführung ist für ein Open-Space-Konzept essenziell.
Tipp Kommunikation:
Teams, die häufig zusammenarbeiten, sollten möglichst nahe zusammen platziert werden, um die Kommunikationswege kurz zu halten. Die Verkehrswege für die Mitarbeiter sollten dabei klar und gezielt geführt sein und möglichst nicht quer durch den Raum verlaufen, um den Kollegen die bestmögliche Konzentration zu ermöglichen.
Häufig genutzte Gemeinschaftsräume, wie z.B. die Küche sind im besten Fall auf der gegenüberliegenden Seite der Arbeitsplätze eingerichtet, sodass alle Mitarbeiter den gleichen Weg haben und es vermieden wird, dass die Tischgruppe, die am nächsten zum Gemeinschaftsraum steht, ständig vom ‘Durchgangsverkehr’ gestört wird.
Für Besucher und Kunden werden die Wege hingegen idealerweise erst gar nicht durch die Arbeitsflächen verlaufen, da sich auch dies störend auf den Arbeitsfluss auswirken kann. Schließlich zieht ein neuer Mensch im Büro erst einmal alle Aufmerksamkeit auf sich. Eine kleine, eindeutige und leicht erreichbare Besucher- und Empfangszone stellt die einfachste Möglichkeit dar, Besucherströme passend zu lenken.
Fazit: Das Open Space Office eröffnet vielversprechende Möglichkeiten
Das Großraumbüro muss nicht gleichbedeutend mit Lärm, Hektik und Unruhe sein aber es stellt auch die Unternehmen vor neuen Herausforderungen, die nicht ausser Acht gelassen werden sollten. Gut geplant hat das moderne Open Space Bürokonzept viele Vorteile und völlig neue Qualitäten vorzuweisen und kann die Bedürfnissen und Erwartungen aller Mitarbeiter bedienen.
Ein hohes Maß an Flexibilität lässt die negativen Aspekte eines Open Space Büros minimieren und in eine positive Richtung lenken, wenn das Konzept auch zur Unternehmenskultur passt und die strategischen Ziele verfolgt werden können. Mit der richtigen Planung und unter der Beachtung wichtiger Schlüsselpunkte können Effizienz, Flexibilität und Büroleistung effektiv gesteigert und der Traum von einem kommunikativen, produktiven Büro umgesetzt werden. Voraussetzung sind ein gutes Konzept und eine strategische Büroraumplanung im Vorfeld. Schöpfen Sie aus den besten Lösungen!
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