Sind innovative Raumbuchungssysteme der erste Schritt in Richtung „KI“ im Büro?
Unternehmen unterliegen einem stetigen Wandel und damit einem stetigen Veränderungsprozess. Viele Faktoren (Megatrends) in unterschiedlicher Ausprägung und Wirkung beeinflussen diesen in Geschwindigkeit und Tiefe.
Wenn wir heute über die Arbeitswelt der Zukunft und damit über moderne Büros reden, stellt sich die Frage nach der notwendigen Flexibilität und einer damit einhergehenden notwendigen Produktivität.
Wie gelingt „New Work“ in Form eines non territoriales Arbeitsplatz-Konzeptes in dem ausreichend verfügbare Arbeitssituationen, sprich Schreibtische, Konferenzräume, Besprechungsräume, Rückzugsflächen u. v. m. vorhanden sind, ohne dass es zu Überscheidungen auf den Flächen beim Arbeiten kommt.
Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem kann die Lösung sein. Doch vorher sollten Bedürfnisse und Notwendigkeiten des Unternehmens klar herausgearbeitet werden.
Büroraumkonzepte im Wandel: Warum Raumbuchungssysteme unverzichtbar sind
Die Situation von gestern: Für alle Mitarbeiter sind fest zugewiesene Arbeitsplätze vorhanden, das Unternehmen verfügt über eine Anzahl von Meetingräumen und Möglichkeiten Besprechungen abzuhalten, ohne dass Zugriff und Zweck infrage gestellt sind! Dieses Szenario geht an der derzeitigen Realität vorbei.
Die Frage, ob feste oder flexible Arbeitsplätze und wenn ja, wie viele davon müssen vorhanden oder auch fest zugewiesen sein, benötigt grundlegende Antworten hinsichtlich der Art und Weise, wie wir zukünftig arbeiten wollen? Wer und für welche Funktion wird ein „fester Arbeitsplatz benötigt? Welche Arbeitsleistungen können „mobil“ erledigt werden? Welche Funktionalität brauch es dafür?
Die BAKB-Mitarbeiterumfrage (siehe auch - Link einfügen) ermöglicht umfassende Erkenntnisse aus denen Arbeitsbereiche, Räumlichkeiten, Anzahl der Arbeitsplätze / Desksharing Quote wie auch die benötigte Bürofläche festgelegt werden kann.
Effiziente Raumnutzung: Raumbuchungssysteme zum optimalen Flächenmanagement im Unternehmen
Insofern stellt sich die Frage: Welche Voraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen, um ein Buchungssystem einzusetzen und ab welcher Unternehmensgröße ergibt es Sinn? Dabei sind nachfolgende Fragestellungen sinnvoll.
- Wie ist die derzeitige / zukünftige Organisation und Arbeitsweise des Unternehmens!
Hierunter fallen Hybride Arbeitsformen in Form von Telearbeit / Mobiles Arbeiten mit der Ausprägung Homeoffice, Meeting Room’s oder Co Working Spaces. Mitarbeiter haben vereinbarte oder flexible Zeiten und somit die „Wahl“ des Arbeitsortes. - Wie lässt sich die derzeitige Entwicklung in Bezug auf Desk Sharing Quote, Anzahl der internen Besprechung (Größe, Raum und Zeitbedarf) ermitteln, sodass eine optimale Flächeneffizienz errechnet werden kann?
- Wird ein dynamisches und agiles Arbeitsumfeld gewünscht und ist das Unternehmen bereit seine „Unternehmenskultur“ zu hinterfragen, einen Change Prozess einzuleiten, in dem mobiles Arbeiten oder sogar non territoriales Arbeiten erlaubt ist?
Buchungssystem für Räume: Maximale Transparenz und Effizienz durch ein Konferenzraum Buchungssystem
Damit diese Raumverwaltung gelingt benötigt ein modernes Bürokonzept eine flexible Buchungssoftware, ein Buchungssystem welches eine Individuelle Raumplanung / Raumbuchung ermöglicht, für alle und von jedem Ort zugänglich. Dadurch einhergehende Vorteile liegen auf der Hand:
Generell gilt:
Durch die damit erreichbare Flexibilität kann die Entscheidungsfreiheit und Selbstverantwortung des Mitarbeiters gefördert werden. Gerade auch für die jüngeren Generationen Y und Z ein wichtiges Kriterium für ein Job-Engagement.
Flexibles Arbeiten im digitalen Büro: Wie Raumbuchungssysteme und Büro Raumkonzepte dabei helfen
Wie können nun die Raumkonzepte der Zukunft aussehen?
Unser VUCA Welt zwingt uns zu einer Veränderung in unserem Denken, in unserem Mindset. Die Beständigkeit einer Organisation ist passé, Anpassung ist gefragt. Gut ausgestattete und großzügige Räume, die sich flexibel den Veränderungen anpassen verlangen, eine strukturierte Organisation in Vorgehensweise und Gestaltung von Arbeitsabläufen.
Intelligente Raumbuchungssysteme mit integrierten Steuerungsmöglichkeiten kombinieren verschiedene Funktionen und schaffen somit einen Zugang zur intelligenten, sich selbst steuernder Gebäudeverwaltung. Das digitale Büro hält Einzug.
Wie Raumbuchungssysteme die Arbeitsplatznutzung und die Büro Raumaufteilung optimieren
Als Beispiel hierfür:
LIZ: Eine Cloud basierte-Integration eines Leuchtenherstellers, der ein Raumbuchungssystem mittels Sensortechnik mit einer Kombination von Lichtsteuerung, Energieverbrauch, Belegungszeit, Luftqualität und Lautstärke anbietet. Durch diese Verknüpfung sind nicht nur Arbeitsplätze buchbar, vielmehr können Nutzungsgrad von Räumen und Zonen festgestellt und effizient ausgewertet werden.
Ein nahtloses Übertragen an ein bestehendes Facility Management System wie auch eine Schnittstelle zur HR-Abteilung bietet ermöglicht eine aktuelle Auswertung der tatsächlich genutzten Arbeitssituationen. Damit besteht die Möglichkeit für:
- Ein maßgeschneidertes Berichtsweisen für das Facility-Management in der nicht nur Energieeffizienz und Lichtqualität, sondern auch alle Auslastungsgrade wie Verweildauer am Arbeitsplatz, in der Zone, das akustische Umfeld und die Luftqualität gemessen werden können.
- Ein maßgeschneiderter Report für die Personalabteilung, welcher Platz, welches Nutzungsszenario wird wie oft gebucht? Welche von den Mitarbeitern favorisierten Arbeitssituationen lassen Rückschlüsse auf Organisation, Bedarf und Entwicklung zu?
Goconut bietet einfaches Buchungssystem für Räume per Drag-and-Drop
Ein weiteres Beispiel: Goconut: Eine App basierte Lösung, die sich durch eine einfache und intuitive Benutzung auszeichnet - von der Ersteinrichtung bis zur Buchung eines Arbeitsplatzes.
Zur Einrichtung wird lediglich ein Grundriss der Bürofläche als Bilddatei benötigt. Das Anbringen von Sensoren und auch eine Installation auf den Endgeräten ist nicht erforderlich, weil die App browserbasiert auf jedem Gerät verfügbar ist.
Das Anlegen von Arbeitsplätzen ist direkt per Drag-and-Drop im Tool möglich und Grundrisse wie auch buchbare Ressourcen können jederzeit direkt vom Kunden verändert werden.
Büro Raumkonzepte: Warum Desk Sharing ohne Raumbuchungssystem nicht funktioniert
Grundsätzlich bedeutet die Einführung von Desk Sharing eine Veränderung der persönlichen Arbeitsweisen und Gewohnheiten. Viele Unternehmen berichten, dass der gewünschte Effekt von wechselnden Arbeitsplätzen ausbleibt.
Das liegt erfahrungsgemäß ganz häufig daran, dass die Unsicherheit über die Arbeitsumgebung und den Nebensitzer zu groß ist. Buchungstools können diese Unsicherheit reduzieren, indem der Belegungsplan für jeden Tag transparent eingesehen werden kann.
Ein Konferenzraum Buchungssystem fördert den Austausch im Unternehmen
In der Nutzung sehen die Kunden in Ihren Analysen, dass ab einer Nutzungsdauer von etwa drei bis vier Monaten der Wechsel von Arbeitsplätzen zunimmt.
Das bedeutet, Mitarbeitende wechseln häufiger ihren Arbeitsplatz, was den Austausch im Unternehmen stärkt. Außerdem zeigen die Analysen auch, dass langfristig die Homeoffice-Quote sinkt, weil wieder häufiger Plätze im Büro gebucht werden.
Entscheidend dabei ist, dass die Qualität dieser Entscheidung gesteigert wird. Bürobesuche werden meist vorgenommen, wenn Abstimmungen mit anderen Kollegen erforderlich sind.
Durch die Ansicht der Buchungen der Kollegen kann qualifiziert entschieden werden, ob sich ein Besuch lohnt oder ob die Termine besser remote gehalten werden
Überführen wir die hier gewonnenen Daten, so können Algorithmen meist zuverlässige Berechnungen erstellen, die Unternehmen in die Lage versetzten, punktgenaue Anforderungen an Fläche, Raum und Arbeitssituation zu stellen.
Damit können Räume und Flächen spezifiziert und unter Umständen auch für eine zeitliche Vermietung angeboten werden. Offen bleibt weiterhin die Veränderungsgeschwindigkeit wie auch die Bereitschaft der Veränderung von Gewohnheiten und Routinen des Menschen.
Büro Raumaufteilung im Zeitalter von New Work: Warum eine ganzheitliche Betrachtung entscheidend ist
Ein Raumbuchungssystem mit einer intelligenten Software stellt mit Sicherheit vielerlei Anforderungen und Ansprüche zufrieden. Doch genügt es ein Produkt oder eine Leistung zu kaufen, oder stellt sich vielmehr die Frage, welche Kompetenz, in Kenntnis des Zusammenspiels von Arbeit / Fläche und Raum / Umfeld und Psychologie ist erforderlich, damit ein systemisches Betrachten im Zeitalter des NEW WORK gelingt.
Der BAKB mit seinem 6 Stufen Plan begleitet Sie von Analyse der Ist Situation, über die Entwicklung, Ausrichtung und Konzeptionierung einer Soll-Konzeption, sodass alle Anforderungen des Unternehmens aufgedeckt und die Zusammenhänge erkannt werden. Verhalten folgt Bewusstsein, die Grundlage für ein gutes Gelingen.
Die Zukunft bleibt spannend, weiterhin „Unverbindliches zu vereinbaren“
Der BAKB 6 Stufen Plan
Der BAKB 6 Stufenplan beruht auf der Ermittlung relevanter strategischer Vorgaben durch die Geschäftsführung / Entscheidungsgremien, einer Ermittlung planungsrelevanter Zahlen, Daten, Fakten aus der Mitarbeiterumfrage, ein Gebäude und Flächenanalyse und einer daraus abgeleiteten Möglichkeitsuntersuchung. Die Auswertung und Diskussion mit den Entscheidungsgremien wie auch die Einbeziehung der Mitarbeiter, das Erarbeiten von klaren Spielregeln, führen dann zu der richtigen Büroraumwahl.
Fazit: Sollen Unternehmen ein Raumbuchungssystem für flexible Arbeitsplätze einführen?
Buchungssysteme für flexible Arbeitsplätze können Unternehmen bei der Einführung hybrider Arbeitsformen und einer agileren Arbeitsweise unterstützen. Um es sinnvoll einzusetzen, müssen aber vorher die Bedürfnisse des Unternehmens geklärt werden.
Das System bietet zahlreiche Vorteile wie eine automatische Verwaltung von Arbeitsplätzen, eine Optimierung der Raum- und Arbeitssituation, eine Förderung der Mitarbeiterentscheidungen und zuletzt eine Erleichterung der Veranstaltungsorganisation.
Die Einführung erfordert jedoch eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Arbeitsweise.
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