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Besprechungsraum - was sich zukünftig im Büro verändert
Ob Konferenzraum einrichten, Besprechungsraum oder Meeting - Zonen im Open Space, die Grundvoraussetzungen für Besprechungen und damit verbundenen Anforderungen lassen sich nur anhand zukünftiger Nutzungsszenarien ermitteln. Diese können mit einer gut durchdachten, zukunftsfähig ausgerichteten Analyse des Bedarfes, in der ihre Mitarbeiter miteinbezogen werden, erarbeitet werden. Klar ist das Räume für Kommunikation und somit Besprechungen zukünftig an Bedeutung gewinnen.
Was macht den idealen Besprechungsraum aus?
Besprechungsräume planen: Immer deutlicher zeigt sich das die Anforderungen an zukünftige Arbeitswelten und somit moderne Raumkonzepte und Arbeitsplätze ein optimales, auf den vorhandenen Raum abgestimmtes Konzept benötigen, indem effizientes zusammenarbeiten möglich ist.
"Eine ideale Arbeitsumgebung benötigt mehr als hochwertige Büromöbel mit guten Konferenztischen."
Die Qualität von Räumen und einer dazu notwendigen Umgebung ist entscheidend für die Nutzungshäufigkeit, die Wirtschaftlichkeit und das zu erreichende Ergebnis.
Insofern steht zu Beginn immer die Frage:
Für was benötige ich einen Besprechungsraum?
Und: Welche funktionalen und technischen Aspekte sollte er zukunftsweisend, vor dem Hintergrund der "noch erlebbaren Pandemie", dem nicht abgeschlossenen Thema "Homeoffice" und das bei steigenden Mietpreisen und leerstehenden Flächen, erfüllen?
Konferenzraum einrichten: Funktion und Gestaltung
Die heutigen Anforderungen der VUCA Welt lassen sich nicht mit alten Konzepten bewältigen. Wenn es um Besprechungsräume planen geht, braucht es daher ein "Umdenken" auf der Managementebene. Dieses beinhaltet ein bedarfsgerechtes, zielgerichtetes Kommunikationsverhalten, welches durch zunehmende Individualisierung des Kundenverhaltens notwendig erscheint.
Dabei spielen der benötigte Abstimmungsbedarf hinsichtlich dem Zeitdruck und der Erfüllung der Arbeitsaufgaben die Hauptrolle. Besprechungsräume gestalten: Welche Vorgehensweise ist also zielführend und was an technischen und funktionalen Raum- und Umfeldfaktoren sollte dabei erfüllt sein.
Konferenzen im klassischen Sinne haben "ausgedient". Weder Größe, der gehobene Konferenztisch entsprechen den heutigen Anforderungen und schon gar nicht in einer notwendigen Funktionalität.
Die grundsätzlichen Anforderungen an Ausstattung und Gestaltung für Besprechungsraum, Konferenzraum oder auch Meeting Zone berücksichtigt immer funktionale wie auch gestalterische Überlegungen:
Die erforderliche Raumgröße ergibt sich aus der Art, der Häufigkeit / Spontanität und Form der Besprechung. Interaktiv, mit einer oder mehreren Personen, in einem Raum, auf einer Fläche?
Dazu gehören die grundsätzlichen Überlegungen zu den Lichtverhältnissen. Ob Tageslicht mit einer eventuell notwendigen Beschattung oder künstlichem Licht über eine nicht veränderbare oder flexibel gestaltbare Raumbeleuchtung.
Ein passendes akustisches Raumkonzept erfordert die Überlegung nach Schallausbreitung, Dämmung oder Dämpfung und reglementiert oder öffnet ein Konzept.
Dabei sind die klimatischen Voraussetzungen für ein leistungsförderndes Umfeld zu berücksichtigen. Luftwechselrate, Raumtemperatur und Luftgeschwindigkeit verhalten sich, wie die Akustik, in geschlossen Räumen anders als in einer offen Meeting Zone im Open Space. Kostenbewusstes Denken setzt hier an!
Berücksichtigen wir jetzt noch die Veränderungsgeschwindigkeit der Organisation im Unternehmen, wenn wir die Besprechungsräume planen, dann stellt sich zum Beispiel die Frage nach Tischen in kleineren oder größeren Räumen, nicht mehr als solche.
Optimale Flächen in einem effizienten Arbeitsumfeld ergeben sich aus dem benötigten Bedarf wie auch aus den zu beachtenden gesetzlichen Vorschriften (siehe auch die technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR).
Weitere funktionale Überlegungen hinsichtlich einer multifunktionalen und zukunftsfähigen Nutzung berücksichtigt nicht nur eine ausreichende Größe in einer guten Atmosphäre (Raumwirkung) in der Gespräche im kleineren oder größeren abgehalten werden können; vielmehr ist die Ausstattung mit funktionierender, einfach zu bedienender Medientechnik für Videokonferenzen und interaktiver Präsentation ein Muss!
Besprechungsräume planen: Produktives und somit zielgerichtetes Arbeiten erfordert eine Ausstattung auf höchstem Niveau mit sehr gutem und funktionalem Bürodesign.
Konferenzraum gestalten - Die Raumwirkung als Ganzes maximieren
Besprechungsraum einrichten: Damit sind wir bei Innen- und Außenwirkung, bei Attraktivität oder "das war schon immer so". Nicht nur sich verändernde Kundenanforderungen und die Digitalisierung bestimmen das Entscheidungsverhalten von Menschen hinsichtlich ihres Arbeitgebers, sondern vielmehr auch die Raumwirkung als Ganzes wie auch den dazugehörenden Schlüsselfaktoren.
Kreativität und Innovation erfolgen nicht durch Konferenztische in Büros, sondern viel mehr aus spontanen und unkomplizierten Situationen, in denen sich Mitarbeiter austauschen können. Damit ersetzt die Teeküche wie auch eine multifunktionale Kantine den möglichen Besprechungstisch.
Was bleibt festzuhalten?
Konferenzen haben nicht ausgedient, doch haben sie an Wirkung und Wirkkraft verloren.
Besprechungsräume gestalten: Es gilt "bedarfsgerecht und funktional" einzurichten.
Arbeitsmittel, Arbeitsumfeld, und Technik erfordern eine genaue Analyse der Arbeitssituationen, die wiederum maßgebend sind für zukünftige Entwicklungen.
Die Wirtschaftlichkeit bezogen auf die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft sollte wenn wir Besprechungsräume gestalten oberste Priorität besitzen. Leistungsfähigkeit bedeutet auch "gesund" zu sein, in einem Umfeld zu arbeiten, welches die Bereitschaft fördert und nicht "stört, an den Nerven zerrt, oder unpassend ist".
Besprechungsraum einrichten - Chancen
Das Raumbild in Abstimmung mit einer guten Aktivitätsfördernden Beleuchtung, einer guten Raumakustik in einer farblich abgestimmten, den Anforderungen des Unternehmens, entsprechenden Farb- und Materialgestaltung, ermöglichen gute, förderliche und motivierende Kommunikation.
Kommunikationszonen sind Orte der Begegnung, des sozialen Miteinanders, des "dazugehörig Fühlens" Sie entscheiden in Zukunft über Homeoffice oder Bürotätigkeit, über aktives gestalten oder passives Nutzen.
Damit sind sie wesentlich für das Kultur- und Arbeitsverständnis in einem Unternehmen.
Wenn immer mehr, immer häufiger Zeitdruck und Komplexität und ein damit einhergehender spontaner Abstimmungsbedarf notwendig wird, sollten grundsätzliche Überlegungen über die Entwicklung (seitens der Management Ebene mittels Workshop) wie auch einer Bedarfs und Nutzerorientierten Gestaltung und Ausstattung (Mitarbeiter Ebene - Fragebogen) im Mittelpunkt stehen.
Die Anzahl von Teilnehmern wie auch einer damit verbundenen Nutzungsart ergibt sich aus einer Befragung der Mitarbeiter, aus der der Anforderung an eine Besprechung und daraus resultierenden Funktionen welches Besprechungsszenario erforderlich ist: - Konferenzraum einrichten, oder doch Besprechungsraum beziehungsweise Meeting - Raum gestalten.
Generell gilt:
Die Ausgestaltung, ob sitzen oder stehen, gestaltbare Wände, Whiteboard, Bildschirme, feststehender Konferenztisch oder mobile Tische, richtet sich nach dem Eindruck und der Wirkung die nach innen und außen erzielt werden soll.
Mit der Erhebung von Mitarbeiterdaten mittels dem BAKB Online Fragebogen werden alle diese Daten ermittelt und auf die Bedürfnisse des Unternehmens heruntergebrochen. Dabei werden Desk Sharing Rate, Attraktivität und technische Ausstattung berücksichtigt.
Fazit: Der moderne Besprechungsraum muss sich dem Wandel in der Arbeitswelt anpassen
Moderne Räume ermöglichen eine effiziente Kommunikation auf einer dafür Zielgenau bestimmten Fläche, die wandelbar, zukünftige Veränderungen aufnehmen kann. Sie ist optimiert und nachhaltig ausgestattet. Dabei ist eine Bezeichnung ob Konferenzraum oder Besprechungsraum nicht mehr zielführend.
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