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Büroplanung: Schritt-für-Schritt zu Ihrer erfolgreichen Büroraumplanung

Autor: Walter Meinlschmidt

Walter Meinlschmidt ist CEO der Meinlschmidt Unternehmensgruppe. Die Unternehmensgruppe besteht seit über 40 Jahren und ist im Bereich Objekteinrichtung mit mehreren Niederlassungen in Baden-Württemberg unter den führenden Häusern. Die Gruppe und Walter Meinlschmidt im Speziellen sind Experten für neue Bürowelten.

Moderne Büroplanung

Autor: Walter Meinlschmidt

Walter Meinlschmidt ist CEO der Meinlschmidt Unternehmensgruppe. Die Unternehmensgruppe besteht seit über 40 Jahren und ist im Bereich Objekteinrichtung mit mehreren Niederlassungen in Baden-Württemberg unter den führenden Häusern. Die Gruppe und Walter Meinlschmidt im Speziellen sind Experten für neue Bürowelten.


(Lesezeit: 7 min)

Büroplanung leicht gemacht: So planen Sie Ihr Büroräume von Anfang an richtig

Das Thema modernes Büro und Büroplanung bewegt Sie gerade, denn Sie möchten wissen, wie Sie ein hoch funktionales Büro planen, das Ihnen und Ihren Mitarbeitern die besten Arbeitsbedingungen ermöglicht? Suchen Sie lieber gleich die Unterstützung von Experten, als bei der Planung Ihrer neuen Büroräume grundlegende Fehler zu machen. Sie laufen sonst Gefahr, Chancen auf ein attraktives und zukunftsweisendes Büro zu verpassen!

Wieso überhaupt Büroräume planen?

Weil Sie sich und Ihrem Unternehmen keinen Gefallen damit tun, wenn Sie Ihre Büroräume ohne strategisches Raumkonzept einfach nur mit trendigen Möbeln einrichten. Erweist sich Ihre eigenständige Büroeinrichtung als Fehlplanung, bedeutet das für Sie einen Verlust von Zeit und Arbeitsqualität. Vom Mehraufwand und den Mehrkosten für die Änderungen und Neugestaltung ganz zu schweigen.

Es stimmt, Büroraumplanung durch Experten kostet Geld. Eine gut durchdachtes strategisches Bürokonzept auf Ihre Bedürfnissen angepasst, ist dagegen eine wertvolle Investition in Ihr Unternehmen.

Denn Sie schaffen durch ein gut durchdachtes Bürokonzept:

  • Optimale Arbeitsbedingungen, sodass Ihre Mitarbeiter schneller und produktiver arbeiten können
  • eine Wohlfühlatmosphäre für Ihre Mitarbeiter, sodass sie sich gerne im Büro aufhalten 
  • optimierte Arbeitsabläufe, wodurch Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten und Zeit im Tagesgeschäft einsparen

Ihre Experten in Sachen Büroraumplanung erkennen Sie am Wissens- und Erfahrungsschatz und ihrer Ausarbeitung gemäß der entsprechenden Büroplanungs-Richtlinien und Normen. Übrigens fällt diese Aufgabe nicht in die Zuständigkeit der Architekten! Diese sind perfekte Ansprechpartner für die Außenarchitektur aber nicht für die Innenraumplanung! Die sollte lieber in die Hände von dafür ausgebildeten Profis gelegt werden.

Tipp: Büro planen mit dem Fachmann

Der Architekt ist der Ansprechpartner für die Außenarchitektur und der Büroraumplaner ist der Fachmann für die Innenraumplanung. Mit einem Büroplaner gehen Sie auf Nummer sicher hinsichtlich Büroplanungsrichtlinien und funktionierende Arbeitsabläufe im Büro.

Büro-Planungsexperten dagegen holen aus Ihren bestehenden Büro- und Betriebsräumen das Beste heraus. Für Ihr Unternehmen werden dadurch reibungslose Abläufe und größte Effizienz garantiert.

Das Geheimnis der Planung von bestehenden Innenräumen sind hochwertige Modularsysteme, die sich jederzeit flexibel anpassen lassen und Ihre Flächen in ein zukunftsfähiges Büro verwandeln. Jeder Raum wird optimal genutzt, funktional gestaltet und auch die Attraktivität kommt sicher nicht zu kurz.

Die Büroplanungsprofis arbeiten mit erprobten und erfolgreichen Rastern, die auch Ihnen als Bauherr die Planung transparent macht. Es garantiert die Erfüllung der aktuellen Arbeitsrichtlinien zu 100 % und gewährleistet, dass Sie für die Zukunft sicher aufgestellt sind.

Ihr zukunftssicheres Büro – Büroräume strategisch planen

Mit der richtigen Konzeption Ihres Büros sind Sie gut auf die Zukunft vorbereitet. Die folgenden Aspekte sind dabei entscheidend, um das Büro zu planen:

  1. 1
    Flächeneffizienz: Effiziente Flächenplanung sowie Desksharing ermöglichen die Unterbringung von bis zu 20 % mehr Mitarbeitern auf derselben Fläche gegenüber einer konventionellen Einteilung.
  2. 2
    Ergonomie: Vom ergonomischen Schreibtisch über den Bürostuhl bis zu den Arbeitsmitteln. Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter rückenschonend und bequem arbeiten können. Das hebt ihre Leistungsbereitschaft – eine Tatsache, die wissenschaftlich belegt ist.
  3. 3
    Wohlfühlfaktor: Weiche Faktoren wie arbeitnehmerfreundliche Arbeitswelten mit Wohlfühlcharakter sind heute bei der Gewinnung hochqualifizierter Mitarbeiter entscheidender denn je. Denn diese suchen sich ihren Arbeitsplatz längst nicht mehr nur anhand von harten Faktoren wie dem Gehalt aus.

Erfolgreiche Unternehmen leben durch Dynamik. Nur wenn ihre Strukturen flexibel sind, können Unternehmen jederzeit auf aktuelle Anforderungen reagieren. Den Raum dafür schaffen sie mit einer kreativen Raum- und Einrichtungsplanung, die sich an ausgeklügelten Konzepten orientiert. Sie liefern damit die optimale Antwort auf die veränderten Prozesse unserer heutigen digitalen Arbeitswelt.

Selbst nachträgliche Organisationsveränderungen sind zu jedem Zeitpunkt problemlos möglich. Derartige flexible Spielräume eröffnet speziell die Büroform „Multispace" oder auch „Open Space".

Was ist ein Multiple oder Open Space?

Gemeint sind damit Großraumbüros mit modernen Qualitäten. Dabei geht es um optimale Arbeitsplatzkonzepte und durchdachte Verkehrswege. Diese Bürovariante fördert kreative Team- und Einzelarbeit sowie den kommunikativen Austausch innerhalb der Belegschaft. Gut geplant mit Raumteilern und Akustikwänden, schaffen sie eine angenehme Atmosphäre. So können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz als motivierende Lebenswelt wahrnehmen. Wichtig bei der Planung ist, dass für die Menschen im Büro genug Privatsphäre möglich ist. Auch Rückzugsmöglichkeiten müssen bedacht werden, damit die Mitarbeiter den Arbeitsplatz wechseln können, wenn sie sehr konzentriert und in Ruhe arbeiten möchten. Das höchste Maß an Abschirmung gewähren Raum-in-Raum-Systeme mit akustischer Optimierung. Sie bieten einen Rückzugsplatz für konzentriertes Arbeiten und Meetings inmitten der offenen Bürolandschaft.

Büro

Das Multispace ist ein lebendiger und effektvoller Ort der Begegnung von Mitarbeitern und Vorgesetzten. Ein Ort für Weiterbildung und Motivation, Wissens- und Informationsaustausch sowie für die Identifikation mit dem Unternehmen. Räumlich und visuell wird das nur erreicht, wenn Unternehmen sich bei der Büroraumplanung von überholten Bürogestaltungen der Vergangenheit lösen. Im Gegenzug spielen zunehmend funktionale und gestalterische Details aus der Wohn- und Freizeitwelt (Loungebereich, Bibliothek) oder der Natur (Naturtöne, erquickliche Begrünungen) eine tragende Rolle. Alles in Verbindung mit neuester Technik und attraktiven Kommunikationsmitteln.

Arbeitnehmer, die bisher im Einzel- oder Zweierbüro ihren festen Platz hatten, könnten sich allerdings mit der neuen Variante „Open Space" etwas schwer tun. Für sie bedeutet ein offenes Büro oft eine große Veränderung und in den Köpfen sitzt vielleicht die unangenehme Vorstellung schlecht geplanter Großraumbüros fest.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter am besten in die Planung der neuen Büros mit ein. So können sie eigene Ideen einbringen und die neue Arbeitssituation leichter annehmen.

Wie geht richtige Büroplanung heute?

Eine Büroplanung sieht heute ganz anders aus als noch vor wenigen Jahren. Die begehrten Nachwuchskräfte haben völlig andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz. Flexibles, agiles Arbeiten, Desksharing oder spontan anberaumte, kreative Meetings gehören zu den wichtigsten Anforderungen rund um die neuen Arbeitswelten.

Statista, das Online-Portal für Statistik, kam nach Auswertung einer Untersuchung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zum Thema Arbeitsumgebung zu dem Ergebnis, dass eine positive Büroumgebung zu erhöhter Motivation und Zufriedenheit beiträgt. 

Folgende Aspekte wurden dabei jeweils in einen positiven oder negativen Zusammenhang gebracht:

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Positiver Zusammenhang

  • Zufriedenheit mit der Möblierung
  • Gute Akustik
  • Rückzugsmöglichkeiten für Konzentration
  • Erholungs- und Pausenmöglichkeiten
  • Farbige Arbeitsumgebung
  • Vielfalt an Besprechungsmöglichkeiten
  • Verfügbarkeit von Besprechungsmöglichkeiten
  • Casual Design
  • Frische Luft
  • Möglichkeiten für spontane Gespräche

Negativer Zusammenhang

  • Zu geringer Abstand zu anderen
  • Störung durch Personenverkehr
  • Ständige Beobachtung am Arbeitsplatz
  • Trockene Luft
  • Nicht ausreichende Beleuchtung
  • Grelles Licht
  • Zu hoho Temperatur
  • Isolation am Arbeitsplatz

Wenn die Um- oder Neugestaltung von Büroflächen gefragt ist, wird der Blick immer wieder auf die Großraumbüros gelenkt – heute bezeichnet als Multispace. Ein intelligent geplantes Multispace-Büro hat mit den lautstarken Großraumbüros von früher jedoch nichts mehr gemeinsam.

Innerhalb der offenen Flächen existieren Bereiche für konzentriertes Arbeiten und belebte Kommunikationszonen parallel, ohne sich gegenseitig zu beeinträchtigen. Zur Planung gehören deshalb auch Raumteiler oder Akustiktrenner, die sich außerdem auch gerne als attraktiver Blickfang gut in ein Gesamtkonzept einfügen. 

War for Talents

Junge Fach- und Führungskräfte haben völlig neue Anforderungen an ihre Arbeitsumgebung. Moderne Bürokonzepte werden aus Sicht der Mitarbeitergewinnung immer wichtiger.

Die Flexibilität und Wandlungsfähigkeit perfekt konzipierter Multispace-Büros ist damit maximal.

Die folgenden Fragen sollten Sie im ersten Schritt für einen Planungscheck klären:

  • Welche Flächen braucht unser neues Büro, wie sieht der Grundriss unserer Flächen aus?
  • Wieviele Mitarbeiter brauchen welchen Platz
  • Welche/wieviel Mitarbeiter sollen im Team zusammenarbeiten undwelche Rückzugsoptionen muss es geben
  • Welche und wieviele Meetingräume, Gemeinschaftsräume, „Materiallager“ Archive, Serverräume, etc. werden gebraucht
  • Wie sollen die Räume beschaffen sein (Akustik, Beleuchtung)
  • Welche gesetzlichen Bestimmungen müssen berücksichtigt werden
  • Welches Arbeitsplatzkonzept verfolgen wir, welche Möbel brauchen wir dafür

"Moderne Bürokonzepte vereinen die Gegensätze: Kommunikation und Konzentration"

Büroplanung Richtlinien: Darauf sollten Sie achten

Ob Sie nun Großraumbüros oder Einzelbüros planen – bei jeder Konzeption gelten unterschiedliche Vorschriften. Diese sind wichtig, um beispielsweise Unfälle zu vermeiden aber vor allem, um den Mitarbeitern gesundes Arbeiten nach ergonomischen Grundwerten zu ermöglichen.

Zu den wichtigsten Verordnungen gehören unter anderem die Bildschirmarbeitsverordnung, die Arbeitsstättenverordnung und die DIN-Norm 4543-1 (Büroarbeitsplätze – Flächen für das Aufstellen und Benutzen von Büromöbeln). Ein Hauptkriterium bei den Büroplanungs Richtlinien ist der Flächenbedarf:

  • Für die heute gängigen Bildschirmarbeitsplätze ist sogar die Mindestfläche von 10 m² empfohlen.
  • Bei der Raumplanung je Mitarbeiter ist zudem die Raumhöhe zu beachten: 20 m³ sollten bei ungehinderter Fensterlüftung pro Mitarbeiter eingeplant werden. Bei Luftaustausch durch Fensterfugen 12 m³ pro Mitarbeiter.
  • In Großraumbüros ab 400 m² Gesamtlänge gelten durch den höheren Bedarf an Verkehrsflächen und die größere Lärmbelastung Flächenstandards von 12 bis 15 m² je Arbeitsplatz.
  • Detailliertere Infos liefert die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A3.6.

Je nach Tätigkeit eines Mitarbeiters stehen diesem mindestens 8 bis 10 m² Fläche zu. Inklusive Laufwege, Arbeitsmittel und Stauraum. Für das Großraumbüro gelten Abweichungen.

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Eine gute Planung erfolgt entlang wirtschaftlicher Kennzahlen einerseits. Zum anderen wollen wir einen hohen Wohlfühlfaktor für Mitarbeiter schaffen. Denn die sollen jeden Tag gerne zur Arbeit kommen und ihre Aufgaben engagiert erfüllen. Wo diese Wohlfühlaspekte vorhanden sind, werden auch neue qualifizierte Fachkräfte gerne für das Unternehmen tätig, statt ihre Arbeit bei der Konkurrenz aufzunehmen.


Offene Bürokonzeptionen bieten die meisten Gestaltungsmöglichkeiten und Freiräume um Mitarbeiter zu motivieren und sie zu neuen Ideen anzuregen. In dieser positiven Atmosphäre wird der Blick frei für Einsparpotenziale und es werden Kräfte freigesetzt für Produktivitätssteigerungen. Allesamt tragen diese kreativen Effekte zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.

Wie Sie die typische Fehler bei der Büroraumplanung vermeiden

Die richtige Planung von Büroräumen ist ein weites Feld. Trotzdem glauben viele Unternehmer noch immer, dass es reicht, ein paar schöne neue Möbel zu kaufen und im Raum zu verteilen. Das ist schade, denn die Fehler, die bei unsachgemäßer Planung passieren, können die Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Bitte vermeiden Sie unbedingt folgende Fehler:

  • Richten Sie nicht selbst überhastet Ihr Büro mit Büromöbeln im Niedrigpreisbereich ein. Denn für die langfristige gute Planung ist der Preis nicht das wichtigste Kriterium.
  • Nicht ohne ausgewiesene Experten an Ihrer Seite. Optimale, strategische Büroraumplanung und Arbeitsplatzgestaltung gehört immer in die Hände von Profis!
  • Brechen Sie die Neugestaltung Ihrer Räume nicht „übers Knie“. Das kann am Ende teuer werden, weil eventuelle Vorschriften nicht berücksichtigt werden oder sich die Umsetzung als unvorteilhaft herausstellt. Eine gute Planung muss auch gut durchdacht sein. Die Zeit sollten Sie sich nehmen.
  • Ihnen wird die Planung kostenlos angeboten? Professionelle Raumplanung kostet Geld! Vorsicht: Bei kostenlosen Angeboten handelt es sich meistens  um Veranstaltungen zum Produktverkauf.
  • Der Architekt ist der falsche Ansprechpartner für Ihre Bürokonzeption, echte Büroplanungsprofis auf diesem Gebiet sind der richtige.

Fazit: Ein modernes Büro bedarf eine professionelle Büroraumplanung

Bei der Planung und Gestaltung neuer Büroräume sollte in erster Linie immer das Unternehmen mit seinen Abläufen und Strukturen als Ganzes beleuchtet werden. Eine ausführliche Analyse ist aller Gegebenheiten ist die Grundvoraussetzung, um eine sinnvolle neue Arbeitsumgebung zu etablieren. 

Alle Informationen sprechen klar für die Büroplanung. Jedoch sollte diese nur von erfahrenen Büroplanern ausgeführt werden, die das Modulrastersystem und standardisierte Planungsprozesse verwenden. So gelingen Ihre perfekt geplanten und optimal eingerichteten, attraktiven Bürowelten!

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